Aan het einde van het boekjaar van een bedrijf worden alle tijdelijke rekeningen gesloten voor de balans. Met deze afsluitende journaalposten kan een bedrijf zijn financiële positie aan het einde van het jaar herzien en de bedrijfsboekhouding voorbereiden om het nieuwe fiscale jaar te beginnen. Tijdelijke rekeningen omvatten inkomstenrekeningen, onkostenrekeningen en de tijdelijke aandelenrekeningen, zoals uitkeringen aan eigenaars en uitgekeerde dividenden. De meeste boekhoudsoftware voert deze afsluitende journaalposten automatisch uit, maar het is belangrijk om het proces te begrijpen.
Stel een tijdelijke inkomstenoverzichtsrekening in. Het saldo in dit account zal worden gebruikt om het nettoresultaat te sluiten op de aandelenrekening van de onderneming. In een bedrijf wordt de aandelenrekening de ingehouden winst genoemd; in een naamloze vennootschap wordt dit de eigen vermogen van de leden genoemd; in een partnerschap is dit het vermogen van partners. Net als andere tijdelijke inkomsten- en onkostendeclaraties, zal de inkomstenoverzichtsrekening een nulbalans hebben zodra alle afsluitende journaalboekingen zijn gemaakt.
Sluit alle inkomstenrekeningen naar het inkomensoverzicht door ze te debiteren met een bedrag dat gelijk is aan hun tegoeden en door de inkomstenoverzichtsrekening met een gelijk bedrag te crediteren. Als een inkomstenrekening bijvoorbeeld een creditsaldo van $ 200.000 heeft, is de afsluiting een debet voor de inkomstenrekening voor $ 200.000 en een creditering voor de inkomstenoverzichtsrekening of $ 200.000. Als er meer dan één inkomstenrekening is, kunt u een samengestelde afsluiting invoeren. Als de fietsverkoopaccount bijvoorbeeld een creditsaldo van $ 50.000 heeft, heeft de verkoopaccount voor driewielers een creditsaldo van $ 25.000 en heeft de account voor een eenwieler een tegoed van $ 15.000, het sluitingsitem zou zijn: een debet van $ 50.000 voor fietsenverkoop, een debet van $ 25.000 voor de verkoop van driewielers, een debet van $ 15.000 voor de verkoop aan eenwieler en een krediet van $ 90.000 voor de inkomstenoverzichtsrekening.
Maak afsluitende journaalboekingen voor elk van de onkostenrekeningen. Onkostenrekeningen hebben normaal gesproken een debetsaldo, dus de afsluitende journaalboeking is een creditering van de onkostendeclaratie en debitering van de inkomstenoverzichtsrekening.Als de kantoorkostenrekening bijvoorbeeld een debetsaldo van $ 1.475 heeft, zou de afsluitende journaalboeking een tegoed van $ 1.475 aan kantoorkosten en een debet van $ 1.475 aan de inkomstenoverzichtsrekening zijn. Zodra alle inkomsten- en onkostendeclaraties zijn afgesloten voor de inkomstenoverzichtsrekening, is het saldo in de inkomstenoverzichtsrekening het netto-inkomen van het bedrijf voor het fiscale jaar.
Maak een afsluitende journaalboeking om het saldo over te boeken van de inkomstenoverzichtrekening naar de aandelenrekening van het bedrijf. Als het netto-inkomen van een bedrijf voor het jaar bijvoorbeeld $ 45.000 is, is het afsluitingsitem een debet van $ 45.000 aan de inkomstenoverzichtsrekening en een tegoed van $ 45.000 aan ingehouden inkomsten. Aan het einde van dit proces zouden de saldi in alle rekeningen voor tijdelijke inkomsten, onkosten en de inkomensoverzichtsrekening nul moeten zijn.
Sluit alle tijdelijke aandelenrekeningen rechtstreeks bij de permanente aandelenrekeningen. Als het bedrijf bijvoorbeeld een partnerschap is met twee gelijkwaardige partners en elk van de partners een distributie van $ 15.000 heeft, heeft het tijdelijke aandelenaccount met de naam partnerdistributies een debetsaldo van $ 30.000 aan het einde van het jaar. De afsluitende journaalboeking is een aanwinst voor partnerdistributies van $ 30.000, een debitering aan partnerschapsparticipacount van partner A van $ 15.000 en een debitering aan B-partneraccount van partner B van $ 15.000. Alle tijdelijke aandelenrekeningen moeten een nulsaldo hebben wanneer afsluitingen zijn voltooid.
