Aan het einde van een financiële periode registreert de boekhoudafdeling van een bedrijf of een gecertificeerde openbare accountant het aanpassen en sluiten van inschrijvingen en bereidt het verschillende proefbalansen voor. Aanvankelijk bereidt de accountant een proefbalans voor zonder de ingaven aan te passen, trekt dan de insteltotalen af of voegt deze bij en creëert een aangepaste proefbalans. Ten slotte sluit hij alle inkomsten- en onkostendeclaraties af naar ingehouden winsten en bereidt hij een definitief, achteraf afsluitend proefsaldo voor. Elke invoer veroorzaakt een verschil tussen de gecorrigeerde en post-closing proefbalansen.
Afsluiten van inschrijvingen
Aan het einde van elke boekhoudcyclus bereidt een accountant aanpassingsboekingen voor, een resultatenrekening en afsluitingen van het grootboek. De totale baten en lasten voor de periode worden overgeboekt naar de overzichtsrekening en de saldi worden teruggezet naar nul. Het inkomensoverzicht wordt vervolgens gebruikt om een resultatenrekening te creëren. Het sluiten van boekingen heeft geen directe invloed op het proefsaldo; ze zijn nodig om een winst-en-verliesrekening te creëren, die de inkomsten en uitgaven voor de periode vanaf het afsluitende proefsaldo wegneemt.
Inkomen
Het aangepaste proefbalans omvat inkomsten uit de huidige periode. Afsluitende posten verminderen de inkomstenrekening tot nul en dragen het saldo over naar de inkomstenoverzichtsrekening. Elke inkomensrekening die wordt vermeld in het balanssaldo inkomsten draagt bij aan de totale inkomsten voor de periode. Wanneer inkomsten worden opgenomen in de winst- en verliesrekening, wordt het totale creditsaldo van alle gecorrigeerde posten in de proefbalans verminderd. Wanneer het evaluatiesaldo na afsluiting is opgesteld, worden de inkomensrekeningen niet vermeld omdat ze allemaal gelijk zijn aan nul.
uitgaven
Het gecorrigeerde proefsaldo omvat ook uitgaven voor de lopende periode, die worden overgeboekt naar de resultatenrekening en de winst- en verliesrekening. Uitgaven voor de periode worden opgenomen in het gecorrigeerde evaluatiesaldo voordat ze worden overgeboekt naar de winst- en verliesrekening. Het sluiten van boekingen in het grootboek vermindert het saldo van elke uitgave naar nul; de accounts zijn niet opgenomen in de balans van de proefperiode na afsluiting.
Ingehouden inkomsten
Zodra de resultatenrekening is afgesloten, wordt het nettoresultaat bepaald en worden dividenden voor de periode afgetrokken van het nettoresultaat. Het resulterende bedrag wordt beschouwd als ingehouden winst, of het bedrag aan fondsen dat nog beschikbaar is na betaling voor alle uitgaven. Een bedrijf kan ervoor kiezen om dat geld te bewaren voor toekomstig gebruik, beleggers terug te betalen of te betalen aan de hoofdsom van bankbiljetten of crediteuren. De ingehouden winsten die op het gecorrigeerde proefsaldo worden gerapporteerd, is het bedrag dat is overgebleven van de vorige periode, terwijl het bedrag dat op het evaluatieniveau na afsluiting wordt gerapporteerd, het vorige bedrag plus de ingehouden winst voor de huidige periode omvat.
