Een goed getimede en zorgvuldig vormgegeven motiverende vergadering kan werknemers de boost geven die ze nodig hebben om zakelijke doelen te bereiken. Motiverende vergaderingen kunnen werknemers helpen om nieuwe verkoopdoelen te bereiken of te herstellen van een traag kwartaal. Bepaal vooraf het budget voordat u de planning van de vergadering plant. Als u niet zeker weet hoeveel u kunt uitgeven, vraagt u een boekhoudkundige vertegenwoordiger om een actueel rapport van uw afdelingbudget voor vergaderingen en evenementen.
Wees attent
Houd rekening met het werkklimaat en de personeelsbehoeften bij het plannen van de motiverende vergadering. Als medewerkers antwoorden op verschillende eindbazen, praat dan met andere afdelingshoofden om ervoor te zorgen dat de vergadering andere taken niet belemmert. Vermijd het plannen van motiverende vergaderingen wanneer werknemers extreem zware werkbelastingen hebben. Probeer ze niet te plannen op vrijdagmiddag, wanneer werknemers worden afgeleid door het weekend of op maandagochtend, wanneer werknemers zich nog steeds in hun werkstroom vestigen. Als u de vergadering tijdens een drukke tijd moet plannen, moet u deze kort en to the point houden. Om ervoor te zorgen dat de vergaderruimte niet dubbel wordt geboekt wanneer u deze nodig hebt, waarschuwt u de administratieve afdeling van uw bedrijf of boekt u via een planningssysteem.
Voedsel verschaffen
Het oude gezegde "als je ze voedt, ze zullen komen" geldt met name voor werkfuncties. Het verstrekken van voedsel communiceert medewerkers dat de bijeenkomst belangrijk is en dat ze worden gewaardeerd. Dit stimuleert hen om deel te nemen en verhoogt hun aandachtsspanne. Je kunt nog steeds eten verstrekken, ook als je geen groot budget hebt. Medewerkers verwachten een grotere spreiding tijdens een maaltijd, dus plan niet dicht bij de lunch en het diner als u geen maaltijd kunt betalen. Geef in plaats daarvan donuts en koffie voor een ochtendvergadering of smakelijke hapjes in de middag.
Doe je huiswerk
De specifieke motiverende inhoud voor uw vergadering is afhankelijk van het onderwerp en de zakelijke context. Wat de situatie ook is, een beetje onderzoek kan een grote impact hebben op uw vergadering. Lees de voortgangsrapporten en feedbackdocumenten van het bedrijf door om te ontdekken waar medewerkers gefrustreerd, moeizaam of op een andere manier gemotiveerd zijn. Noteer een overzicht van de vergadering en alle punten die u wilt adresseren. Organiseer de punten in drie kernbegrippen, die voor de medewerkers gemakkelijker te verteren en te onthouden zijn. De drie concepten kunnen bijvoorbeeld zijn: "waar we zijn geweest, waar we zijn en waar we naartoe moeten."
Spreek met vriendelijke groet
Boven alles, wees eerlijk, eerlijk en oprecht met uw werknemers. Vermijd bloemrijke toespraken en emotionele tactieken die kunnen loskomen als niet authentiek. Geef in plaats daarvan uw werknemers meer macht door hen te herinneren aan alles wat ze hebben bereikt. U kunt bijvoorbeeld powerpoint-dia's gebruiken die de belangrijkste prestaties en verbeteringen benadrukken die een team in de afgelopen financiële periode heeft gemaakt om hen te motiveren om te blijven verbeteren. Moedig medewerkers aan om deel te nemen aan het proces van het stellen van doelen door de afdeling of het bedrijf. Vertel aan het einde van de bijeenkomst uw waardering voor hun werk en breng uw oprechte overtuiging over dat zij werkdoelen kunnen bereiken of overtreffen.
