Als u een klein bedrijf hebt, moet u gegevens bijhouden om uw bedrijfsstatus te behouden. Zelfs als u ervoor kiest om uw kleine bedrijf niet op te nemen, is het eenvoudigweg zinvol om bedrijfsgegevens bij te houden. Als u uw bedrijf ooit wilt verkopen of wilt bijhouden wat u in het verleden hebt gedaan, moet u over gegevens beschikken om te verwijzen. Hier leest u hoe u records bijhoudt voor een klein bedrijf.
Items die je nodig hebt
-
Twee drie-ringbanden
-
Indextabbladen voor elk bindmiddel
-
Toegang tot internet
Koop twee driebanden en indextabbladen. U gebruikt één binder voor uw officiële records (die vereist door het kantoor van de Secretary of State om de bedrijfsstatus van uw bedrijf te behouden) en de andere voor de dagelijkse bedrijfsadministratie.
Onderzoek welke records moeten worden bijgehouden in de officiële map. Ga naar de website van de Secretary of State voor een lijst met records die wettelijk verplicht zijn. De meeste staten eisen dat een minimum van de volgende records in het officiële bindmiddel worden bijgehouden: statuten of organisatie, notulen, resoluties, certificaten en het zegel van het bedrijf.
Bepaal welke aanvullende records moeten worden bewaard. Die records worden in de tweede map bewaard. Hieronder volgen voorbeelden van records die in het records-bindmiddel moeten worden bewaard: * Accounting-records Aanvragen en vergunningen Contracten aangegaan door het bedrijf Verzekeringsbeleid van het bedrijf Lidmaatschapscertificaten Namen en adressen van alle leden of aandeelhouders en hun interesses Namen van de officieren Operating agreement of statuten en eventuele wijzigingen Aandelentransacties * overheidsdossiers (zoals jaarverslagen)
Label de indextabbladen. Maak index-tabbladen voor alle records die u in elke map wilt bewaren.
Plaats de records achter de bijbehorende indextabbladen. Sorteer al uw papierwerk en plaats de bedrijfsrecords achter elk corresponderend tabblad. Het alfabetiseren van de indextabbladen maakt het gemakkelijker om de records te vinden die u nodig hebt.
Document zakelijke beslissingen als ze zich voordoen. Maak een papieren spoor voor elke beslissing en transactie die uw bedrijf maakt. Houd een schriftelijke lijst bij van zakelijke beslissingen, beide met notulen voor officiële vergaderingen en een niet-officiële registratie van beslissingen die zijn genomen in het dagelijkse bedrijfsbeheer. Zorg ervoor dat u alle records dateert.
Houd de records up-to-date. Het instellen van de binders is slechts de eerste stap. U moet de informatie actueel houden en minimaal drie jaar aan resoluties van leden of aandeelhouders houden.
Tips
-
Voorbeeldnotulen en andere zakelijke records zijn online beschikbaar. U kunt ook generieke sjablonen voor bedrijfsrecords kopen bij verschillende bedrijven die gespecialiseerd zijn in het opnemen van nieuwe bedrijven.
Waarschuwing
Als u er niet in slaagt om voldoende gegevens bij te houden voor uw kleine bedrijf, loopt uw bedrijf het risico zijn bedrijfsstatus te verliezen.
