Grondslagen voor financiële verslaggeving en procedures zijn niet hetzelfde, hoewel werknemers in een kantoor de twee vaak verwarren. Waarderingsregels vertegenwoordigen de richtlijnen of regels die bepalen wat de boekhoudafdeling in een bepaalde situatie verwacht. Door beleid te maken, zorgt de boekhoudafdeling ervoor dat bedrijfsregels en -normen op een consistente manier worden gehandhaafd en nageleefd door alle betrokkenen. De procedure vertegenwoordigt de 'how-side of the equation' van de vergelijking door de afzonderlijke stappen te definiëren die ervoor zorgen dat het boekhoudbeleid van het bedrijf wordt gehandhaafd en dat er interne controles worden uitgevoerd.
Definieer het beleid
Wanneer u komt met het boekhoudbeleid en procedurehandboek dat door accountants en anderen in het bedrijf wordt gebruikt, moet u eerst elke regel of richtlijn definiëren als een individueel beleid dat u wilt dat mensen volgen. Meng het beleid niet samen, want het is te verwarrend. Boekhoudafdelingen creëren cashflowbeleid, reisvergoedingsbeleid, kleingeldmiddelenbeleid, crediteurenbeleid of factureringsbeleid, om er maar een paar te noemen. Het beleid moet de regel definiëren - bekend als de wat - en vermelden wie hieraan moet voldoen en waarom deze moet worden nageleefd. Beleid en procedures worden als afzonderlijke documenten bijgehouden.
Schrijf het overzicht
Elk beleid moet een overzicht of samenvatting van de richtlijn of regel bevatten. Het overzicht komt eerst, met gedetailleerde informatie die de details bevat. Een boekhoudafdeling kan bijvoorbeeld een beleid voor kleine geldmiddelen hebben dat aangeeft hoeveel geld er beschikbaar wordt gesteld voor kleine bedragen, het soort aankopen dat het bestrijkt en de titel van de persoon die verantwoordelijk is voor het goed onderhouden ervan. Het beleid vermeldt niet de namen van mensen, maar eerder de titel of functie van het bedrijf dat ervoor verantwoordelijk is.
De procedures schetsen
Procedures zijn het stapsgewijze proces waarbij individuen zich houden aan het bedrijfsbeleid.Een boekhoudafdeling kan bijvoorbeeld een cashflowbeleid instellen dat bepaalt hoeveel operationele contanten op elk moment beschikbaar moeten zijn en wat er moet gebeuren als het niet beschikbaar is. Maar om ervoor te zorgen dat het beleid wordt gehandhaafd, moet iemand op de boekhoudafdeling bankrekeningenafstemmingen voltooien. Het bankconciliatieproces bevat gedetailleerde stappen voor het uitvoeren van de bankafstemming om ervoor te zorgen dat het cashflowbeleid wordt nageleefd. Om de procedure te schrijven, schets je elke stap die moet worden ondernomen, inclusief de titels van mensen die elke stap voltooien en wat er gebeurt in de volgende stappen.
Nummer de stappen
Schrijf procedures in de volgorde waarin de stappen moeten plaatsvinden. Als u bijvoorbeeld het bankafstemmingsproces gebruikt, begint u met het eerste wat moet gebeuren, zoals: bankafschriften moeten ongeopend aan de boekhoudkundige manager worden gegeven. Neem de stappen op die de boekhoudkundige manager moet uitvoeren voordat het werkelijke afstemmingswerk aan iemand anders in de boekhouding wordt doorgegeven. Dit kan bijvoorbeeld zaken zijn als een snelle beoordeling van inconsistenties bij cheques, namen van begunstigden en meer.
Beleid en procedurehandboek
Voeg een lijst toe van de titels op de boekhoudafdeling met korte beschrijvingen van de taken die worden uitgevoerd door elke functie in het bedrijf aan de voorkant van het beleid en de procedurehandleiding. Dit helpt bij het maken van interne controles en zorgt voor scheiding van taken. Schrijf beleid op afzonderlijke pagina's, maak een nieuwe pagina of set pagina's voor elk beleid. Elk beleid krijgt zijn eigen kop en titel in de inhoudsopgave om het gemakkelijk te maken voor mensen om ze op te zoeken. Na het beleid, neemt u alle procedures op hun eigen pagina's op als back-up. De inhoudsopgave kan het "Cash Flow-beleid" bevatten als hoofdtitel met subkoppen en hun eigen pagina's die "Bankafstemmingen", "Grootboekbankafstemmingsafstemmingen" bevatten, of andere procedures die van toepassing zijn op dat specifieke beleid.
