Als eigenaar van een klein bedrijf wilt u een productieve werkomgeving creëren die creativiteit en innovatie stimuleert. Een kleine, overvolle ruimte met oude meubels en verouderde computers kan van invloed zijn op het moreel van de werknemer en de algehele prestaties. Daarom is het belangrijk om een modern kantoorsysteem op te zetten dat uw team betrokken en gemotiveerd houdt. Zie het als een investering in uw bedrijf.
Tips
-
Een kantoorsysteem is een onderling verbonden netwerk van bronnen dat zorgt voor een soepele werkomgeving.
Wat is een Office-systeem?
De term kantoorsysteem heeft verschillende betekenissen voor verschillende mensen. In het algemeen verwijst het naar de verschillende componenten en elementen van een kantoor, van computers en werkapparatuur tot de fysieke lay-out en ambiance. Het behandelt ook de manier waarop medewerkers omgaan en de algehele kantoorcultuur.
Zonder deze elementen is een kantoor slechts een kamer of een lege ruimte. Het zijn de mensen en apparatuur die deze ruimte veranderen in een visueel aantrekkelijke, productieve omgeving die aansluit op hun visie en doelen. Sommige bronnen zeggen zelfs dat de productiviteit aan de gang is 20 procent hoger in bedrijven met goed ontworpen kantoorruimtes _._ Medewerkers moeten zich veilig en comfortabel voelen op de werkplek en toegang hebben tot hoogwaardige apparatuur zodat ze topprestaties kunnen leveren.
De fysieke werkruimte heeft een directe invloed op de productiviteit en werkvoldoening van uw team. Het welzijn van werknemers en de prestaties op de werkplek zijn sterk verbonden. Gelukkige werknemers zullen zich gemotiveerder voelen en zullen harder werken om de organisatie te helpen groeien en haar doelen te bereiken. Dit zal resulteren in gelukkiger klanten en diensten van betere kwaliteit.
Verbeter de informatiestroom
Een functioneel kantoorsysteem zorgt ervoor dat uw medewerkers toegang hebben tot de kennis die ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben. Daarom is het van essentieel belang dat u hen voorziet van moderne computersystemen, software en apparatuur die de informatiestroom helpen vergemakkelijken. Overweeg te investeren in teamsamenwerkingshulpmiddelen zoals Slack en Asana, VoIP-systemen, kantoorsoftware, ethernet en projectbeheersoftware.
Met deze bronnen heeft uw team realtime toegang tot gegevens en kan het effectiever communiceren. Medewerkers die op reis zijn of op afstand werken, kunnen onderweg bestanden delen, via internet met hun collega's chatten en informatie snel uitwisselen. Sommige hulpmiddelen, zoals projectbeheersoftware, kunnen tijdrovende taken stroomlijnen, de samenwerking verbeteren en rapporten genereren met waardevolle inzichten over de projecten waar u aan werkt.
Overweeg een Office Manager aan te nemen
Als eigenaar van een bedrijf hebt u mogelijk niet de tijd of expertise die nodig is om een goed functionerend kantoorsysteem te garanderen. U wilt u liever concentreren op de kernaspecten van uw bedrijf, zoals het verwerven van nieuwe klanten of het uitbreiden van uw activiteiten. Overweeg in dit geval een kantoormanager aan te nemen. Hij zal ervoor zorgen dat uw kantoor soepel functioneert, de lay-out organiseren, vergaderingen plannen en bepalen wat voor soort software en andere apparatuur uw team nodig heeft.
De functies van een officemanager zijn afhankelijk van de branche en het type bedrijf. Iemand die voor een advocatenkantoor werkt, heeft bijvoorbeeld andere verantwoordelijkheden dan een die in dienst is van een creatief bureau of een onderzoeksbureau. Over het algemeen zijn kantoormanagers verantwoordelijk voor:
- Administratieve taken voltooien
- Medewerkers begeleiden
- Organiseren van evenementen, vergaderingen en conferenties
- Zakelijke software, kantoorbenodigdheden en apparatuur kopen
- Beheer van kantoorbudgetten
- Zorgdragen voor medewerking van werknemers aan gezondheids- en veiligheidsbeleid
- Rapporten voorbereiden
- Het energieverbruik analyseren
- Voorraad op voorraad houden
- Onderhoud van de kantoortoestand
- Identificatie van inefficiënties en verbeterpunten
- Conflicten oplossen en taken toewijzen
Bovendien kunnen deze professionals kantoortechnologie en managementpraktijken uitleggen aan uw team, training geven en algemene IT-taken uitvoeren. Sommigen behandelen zelfs loonadministratie en boekhouding. Hun primaire rol is om de goede werking van uw kantoor te garanderen.
Creëer een positieve kantoorcultuur
Naast investeren in kwaliteitsapparatuur en het voldoen aan gezondheids- en veiligheidspraktijken, is het belangrijk dat u een positieve kantoorcultuur creëert. Uw werknemers zijn uw meest waardevolle bezittingen, dus u moet een werkomgeving bieden waarin zij graag tijd doorbrengen. De bedrijfscultuur is een essentieel onderdeel van een effectief kantoorsysteem.
Richt je op het creëren van een sfeer waarin mensen zich betrokken en gemotiveerd voelen. Neem de tijd om te luisteren naar wat ze te zeggen hebben en vraag regelmatig om hun feedback. Ze kunnen met nieuwe ideeën en suggesties komen om de operationele kosten te verlagen, meer klanten aan te trekken of dingen beter en sneller gedaan te krijgen. Moedig ze aan om hun mening te uiten en vertel wat ze nodig hebben om efficiënter te werken.
Simpele zaken als gratis koffie, overschakelen naar ergonomische bureaus en het samen vieren van kleine prestaties kunnen een heel eind betekenen voor de tevredenheid en productiviteit van werknemers. Organisaties met geëngageerde werknemers melden zelfs een maar liefst 202 procent hogere prestaties dan die zonder hen. Een goed ontworpen kantoorsysteem is misschien precies wat u nodig heeft om uw bedrijf te laten groeien en een concurrentievoordeel te behalen.
