Een succesvolle implementatie van nieuwe beleidslijnen en procedures hangt af van een zorgvuldige afweging van de problemen en een duidelijke formulering van acties om ze aan te pakken. Beleidsmakers en managers moeten duidelijk communiceren aan alle betrokken personen, inclusief degenen buiten de organisatie, en meerdere wegen gebruiken om het nieuwe beleid en de nieuwe procedures over te brengen.
Effectieve communicatie
Bedenk wie de gevolgen zullen ondervinden van de nieuwe beleidsregels en procedures, en kijk niet alleen naar het personeel in uw organisatie, maar ook naar de externe bevolking die door de nieuwe maatregelen wordt getroffen. Het kennen van alle betrokken partijen helpt bij het bepalen van de middelen waarmee je communiceert. Leiders van organisaties gaan er vaak van uit dat nieuwe procedures alleen van invloed zijn op de praktijken van een organisatie, en verwaarlozen grotere gevolgen te overwegen.
Een personeelslid benoemen met een sterke kennis van technisch schrijven en communicatie om de nieuwe beleidslijnen / procedures aan te kondigen. Het selecteren van een dergelijke persoon om de communicatie van de nieuwe maatregelen af te handelen, zorgt ervoor dat alle niveaus van de organisatie, ongeacht technische kennis of expertise, het nieuwe beleid en de nieuwe procedures zullen begrijpen.
Kondig het nieuwe beleid en de nieuwe procedures aan, gebruik makend van verschillende communicatiemogelijkheden om alle beoogde doelgroepen te bereiken. Een one-size-fits-all benadering werkt niet. De organisatie kan klanten en andere doelgroepen op de hoogte stellen via brieven, e-mails en advertenties. Memoranda, personeelsvergaderingen, pamfletten en handleidingen kunnen worden gebruikt om personeelsleden op de hoogte te stellen. Communicatie met personeelsleden moet niet alleen de nieuwe maatregelen formuleren die worden genomen, maar ook nieuwe trainingsprogramma's aankondigen en uitleggen hoe de nieuwe procedures de bestaande operaties zullen beïnvloeden. Het management moet de personeelsleden ook voorzien van informatie over waar ze antwoord kunnen krijgen op vragen of zorgen die zij hebben over nieuw beleid en procedures.
