Faxen zijn in veel sectoren belangrijke documenten omdat ze een wettelijk facsimile van een handtekening bevatten. Ze dienen bijvoorbeeld als juridische documentatie in de import-exportindustrie, waar partijen vaak duizenden kilometers van elkaar verwijderd zijn. Negatief voor faxen is dat ze gemakkelijk kunnen verdwalen of naar de verkeerde plaats kunnen worden verzonden, tenzij ze specifieke instructies aan ontvangers geven. Hier komt een faxvoorblad binnen. Faxvoorbladen kunnen variëren van handgeschreven instructies op een blanco vel papier tot professioneel ontworpen formulieren compleet met bedrijfslogo, gespecificeerde ruimtes voor namen, telefoonnummers, selectievakjes voor basisgegevens en een plaats om instructies te schrijven. Zelf een gratis faxvoorblad maken is een eenvoudig proces.
Gratis bronnen van faxafdekbladen
Controleer uw tekstverwerkingssoftware om te zien of deze gratis sjablonen van faxvoorbladen bevat, die u kunt vinden door op uw computer naar sjablonen te zoeken. Microsoft Word biedt bijvoorbeeld sjablonen (zie bronnen). De Microsoft-sjablonen kunnen, wanneer ze worden geopend, op uw computer worden opgeslagen als u Microsoft Word gebruikt.
Maak uw eigen faxvoorblad met behulp van uw tekstverwerkingsprogramma en volgens een standaardindeling.
Schrijf uw eigen faxvoorblad met de hand als u geen computer bij de hand hebt. Hiermee wordt het werk gedaan, maar het heeft niet de professionele aantrekkingskracht van een digitaal ontworpen voorblad.
Formaat van een faxvoorblad
Plaats het woord "Fax" of "Voorblad voor faxverzending" in grote letters boven aan uw blad. Dit identificeert het als het voorblad, los van het document dat u verzendt.
Justify heeft in deze volgorde de volgende kopjes achtergelaten, waarbij een regel tussen elke regel is overgeslagen: "Datum:", "Van:", "Telefoon van de afzender:" en "Retourfaxnummer:" Deze identificeren de bron van de fax zodat deze gemakkelijk kan worden gezien als de ontvanger erop wacht. Ze bevatten ook de nodige contactgegevens van de afzender.
Sla twee of drie regels over en ga verder met de volgende kopjes: "Aan:", "Faxnummer" en "Telefoonnummer:" Door de ontvanger te identificeren, zorgt u ervoor dat de fax de juiste bestemming bereikt. Door het faxnummer van de ontvanger in te voeren, kunt u gemakkelijker het juiste nummer in het faxtoestel invoeren zonder notities mee te nemen. Als u het telefoonnummer van de ontvanger hebt, kan de afzender snel een oproep plaatsen om te bevestigen dat de fax is ontvangen of dat deze tijdens verzending is beschadigd.
Sla een aantal regels over en voeg een kop toe met de tekst 'Aantal pagina's inclusief omslag:' Vermelding dat het aantal pagina's het voorblad bevat, elimineert verwarring.
Sla twee of drie regels over en vermeld de kop "Onderwerp:" Hier kan de afzender het bijgevoegde document kort uitleggen.
Plaats de kop "Opmerkingen:" onder "Onderwerp", zodat de afzender instructies kan schrijven zoals "Onmiddellijk afleveren aan mevrouw Jones" of "Bel me wanneer u dit ontvangt" of "Controleer dit, onderteken en fax terug."
Tips
-
Duidelijkheid is de belangrijkste kwaliteit van een faxvoorblad. Vet de kopjes in als u het blad in een tekstverwerkingsprogramma aan het maken bent. Als u met de hand het vel schrijft, drukt u duidelijk af en onderstreept u de kopjes.
