Formulier 944 is speciaal ontworpen door de Internal Revenue Service om kleine bedrijven te ontlasten van de noodzaak om hun werknemer bronbelastingaangifte elk kwartaal in te dienen via formulier 941. Beide formulieren worden gebruikt voor het rapporteren van federale inkomstenbelasting, Medicare en sociale zekerheidsuitkeringen die worden ingehouden van de controles van werknemers. De werkgever is ook verplicht om zijn bijdragen aan Medicare en sociale zekerheid te melden. Zodra u zich bij de IRS als werkgever aanmeldt, is het vrij moeilijk voor u om u te kwalificeren om Form 944 niet in te dienen, zelfs als u geen enkele werknemer hebt.
Het idee is dat de eigenaar van een klein bedrijf ook zijn belasting moet indienen, maar omdat ze dergelijke kleine bedragen indienen, is het praktisch gezien niet zinvol om hun belastingen meer dan eens per jaar in te dienen. Het zou handig zijn als ze er in één jaarlijks dossier overheen zouden kunnen komen.
Formulier 944 versus 941
Zowel formulier 941 als formulier 944 worden door werkgevers gebruikt om de werkbelasting van hun werknemers te melden. Dus hoe ziet de situatie eruit voor formulier 944 versus 941?
Het belangrijkste verschil tussen beide is dat formulier 944 jaarlijks wordt ingediend, in plaats van elk kwartaal zoals de 941. Als werkgever mag u beide formulieren niet binnen hetzelfde jaar voor dezelfde periode gebruiken. U kunt de ene of de andere gebruiken, afhankelijk van uw specifieke omstandigheden. De meerderheid van de werkgevers geeft de voorkeur aan het indienen van formulier 941, wat betekent dat ze hun indiening driemaandelijks doen. Alleen wanneer een werkgever aan de kwalificaties voldoet, mogen ze formulier 944 indienen.
Wie gebruikt formulier 944?
Formulier 944 is voor een specifiek doel en dat is om de kleinste werkgevers te helpen hun belastingaangifte jaarlijks in te dienen in plaats van per kwartaal. De IRS beschouwt een werkgever als klein wanneer hun belastingbetalingen voor werkbelasting niet meer dan $ 1.000 in een jaar bedragen. Er zijn echter een paar andere vereisten waaraan u moet voldoen om te kwalificeren voor het indienen van formulier 944.
Kennisgeving van de IRS
Er zijn situaties waarin de IRS een werkgever op de hoogte brengt dat ze formulier 944 moeten gebruiken om hun arbeidsbelasting in te dienen. Wanneer dat gebeurt, is de werkgever verplicht om formulier 944 jaarlijks in te dienen voor hun arbeidsbelastingen. Dit is zelfs van toepassing als de werkgever liever formulier 941 gebruikt om zijn arbeidsbelasting in te dienen.
Soms voorziet een nieuwe werkgever dat ze in hun eerste jaar van zaken redelijkerwijs niet meer dan $ 1.000 aan arbeidsbelastingen zullen betalen. Als dat het geval is, kunnen ze formulier 944 indienen en hun verwachtingen aangeven in regel 13 en 14 van formulier SS-4 of SS-4PR op hetzelfde moment dat ze hun EIN- of werkgeversidentificatienummer aanvragen.
Als de werkgever deze informatie niet verstrekt wanneer hij zijn EIN aanvraagt, wordt van hem verwacht dat hij formulier 941 gebruikt om zijn belasting op arbeid driemaandelijks in te dienen.
Van wie is formulier 944 gemaakt?
Het maakt niet uit of u één werknemer had of dat u 10 had; zolang je werknemers had in het jaar, dien je formulier 944 in te dienen. Het maakt ook niet uit of de medewerkers dat jaar heel weinig geld of heel veel geld verdienden.
Uw vereisten voor archivering zijn gebaseerd op het loon dat u uw werknemers hebt betaald gedurende het kalenderjaar. Dit is belangrijk om te onthouden, omdat er situaties zijn waarin uw werknemers het afgelopen jaar misschien lonen hebben verdiend, maar u hebt ze in het lopende jaar betaald. Bijgevolg zullen uw vereisten voor archivering worden gebaseerd op het loon dat u hebt betaald, ongeacht de periode waarin zij zijn verdiend.
Stel dat uw werknemers in een bepaalde week werkten, maar een week later werden betaald. Het gebeurde gewoon dat dit de week was van december naar januari. In januari heeft u de loonlijst uitgegeven voor de uren die in december zijn gewerkt. U rapporteert alle lonen die u uw werknemers betaalt aan de IRS op basis van het kalenderjaar. Dat betekent dat u formulier 944 moet indienen voor alle lonen voor december die in januari zijn betaald.
Werkgevers zonder werknemers
Het is redelijk om je af te vragen wat er gebeurt als je geen werknemers hebt. Moet je nog steeds Form 944 opslaan? Moet u formulier 941 indienen? Is er een ander soort formulier dat u moet indienen? Er zijn vijf situaties om te overwegen: gesloten bedrijf; geen werknemers; verandering in bedrijfsstructuur; het bedrijf heeft verkocht of het bedrijf heeft samengevoegd. Elk scenario heeft verschillende regels voor archivering.
Gesloten bedrijf of geen werknemers
Als u helemaal geen werknemers hebt en u denkt dat u in de toekomst niemand gaat aannemen, wordt van u verwacht dat u formulier 944 een laatste keer indient.
Als u besluit dat u uw bedrijf wilt sluiten, dient u ook een laatste formulier 944 in te dienen.
Op pagina twee, deel drie van formulier 944, wordt van u verwacht dat u het vak markeert en de datum van uw laatste loonlijst invoert. U moet ook een notitie opnemen waarin de IRS wordt geadviseerd waar zij de salarisadministratie zullen krijgen en wie deze bewaart. Dit is belangrijk omdat de IRS moet weten dat ze uw gegevens op elk gewenst moment kunnen bijhouden, zelfs nadat u uw bedrijf hebt gesloten. Daarom moet u niet nalaten om formulier 944 in te dienen.
Veranderde uw juridische bedrijfsstructuur
Laten we zeggen dat uw bedrijf is begonnen als een partnerschap en dat u het nu wilt ombouwen tot een eenmanszaak. In dit geval moet u een nieuw werkgeversidentificatienummer aanvragen. En dan kunt u formulier 944 indienen. U moet echter een verklaring opnemen in de vorm die de aard van de wijziging in de structuur van uw bedrijf aangeeft, zoals de overgang van een partnerschap naar een eenmanszaak. U moet ook vermelden wanneer de wijziging is gebeurd en de naam en het adres van de persoon die uw loonadministratie behoudt.
U hebt uw bedrijf verkocht
Als u uw bedrijf verkoopt, is de situatie vergelijkbaar met wat er gebeurt wanneer u uw bedrijf sluit. U dient een laatste formulier 944 in te dienen en alle lonen die u aan uw werknemers hebt betaald te rapporteren vóór de verkoop van het bedrijf. Lonen die door de nieuwe werkgever na de verkoop aan de werknemers worden betaald, vallen onder de verantwoordelijkheid van die werkgever.
U hebt uw bedrijf samengevoegd
Dezelfde regel als het verkopen van uw bedrijf is van toepassing als u uw bedrijf samenvoegt met een ander bedrijf. Wat u effectief doet, is een bedrijf beëindigen en een ander bedrijf beginnen. Het kan ook worden beschouwd als een verandering in de structuur van uw bedrijf, zoals wanneer u het omzet van een eenmanszaak naar een partnerschap.U dient een laatste formulier 944 in te dienen en alle lonen te rapporteren die u aan uw werknemers hebt betaald voordat de fusie plaatsvond.
Onder alle omstandigheden moet u niet vergeten dat het doel van formulier 944 is om de eigenaar van een klein bedrijf in staat te stellen zijn belastingdienst gemakkelijk in te dienen. Als u in een bepaald jaar meer dan $ 1.000 aan belastingen betaalt en meerdere werknemers hebt, is het niet alleen logischer om formulier 941 in te dienen, maar het is ook verplicht.
