Bedrijven bieden kredieten voor diensten of goederen - een stimulans waarmee klanten op een later tijdstip kunnen betalen voor hun gekochte artikelen. Maar zelfs klanten met grote bedoelingen kunnen laks worden of het missen van het betalen van een factuur missen, waardoor de onplezierige verzamelopdracht ontstaat. Een achterstallige crediteur beïnvloedt de cashflow van het bedrijf drastisch, waardoor het moeilijk voor u wordt om uw facturen te betalen. Proactief zijn met betrekking tot klantschulden voordat deze zich voordoen, kan ertoe bijdragen dat u op tijd betaald krijgt. Maar als dat niet werkt, zijn er stappen die u kunt nemen om goede handelspraktijken en goede relaties te bevorderen met degenen die u geld schuldig zijn.
Vermijd het aannemen van nieuwe klanten met slecht krediet. Trek een kopie van het kredietrapport van de potentiële klant of vraag om kredietreferenties bij het aanvragen van een tegoed. Controleer de kredietreferenties voor de potentiële klant en bel ze om te verifiëren dat ze een klant met een goede reputatie zijn. U kunt ook een kopie van de financiële overzichten van de potentiële klant aanvragen om een idee te krijgen van hun solvabiliteit.
Het verkrijgen van een ondertekend contract van klanten dat duidelijke verwachtingen voor levering en betaling bevat, inclusief eventuele vergoedingen of wettelijke consequenties van betalingsachterstanden. Laat het contract ondertekenen door beide partijen en dateren. Laat klanten de betalingsvoorwaarden afzonderlijk initialiseren, zodat u weet dat zij deze verplichting krachtens hun contract begrijpen.
Bouw positieve relaties op met uw klanten die het moeilijk maken voor hen om uw verzoeken om tijdige betaling te negeren. Vriendschappen ontwikkelen met het leiderschap van het bedrijf. Houd evenementen om uw klanten te belonen omdat ze goede klanten zijn.
Kortingen aanbieden voor vervroegde betalingen. Veel bedrijven bieden bijvoorbeeld binnen 10 dagen na de factuurdatum vervroegde betalingsvoorwaarden zoals 2 procent korting voor de betaling van de factuur. Dien ook boetes of rente in voor laattijdige betalingen, wat duidelijk is vastgelegd in het contract.
Stuur een e-mail om te bevestigen dat de klant uw factuur heeft ontvangen een paar dagen nadat deze is verzonden. Als u facturen via de post verzendt, kunt u de ontvangst van de factuur binnen ten minste een week na verzending controleren. Als u deze e-mailfacturen verzendt, stelt u uw e-mail in om een "leesbevestiging" te ontvangen die u wordt toegestuurd wanneer ze deze lezen.
Neem contact op met uw klant via e-mail een paar dagen voordat de factuur te wijten is om ze voorzichtig aan de betaling te herinneren. Als je op de vervaldag nog geen betaling hebt ontvangen, stuur dan minimaal vijf dagen na de uitgerekende datum een nieuwe kennisgeving per e-mail om op te volgen. Laat hen weten dat de factuur opeisbaar is, maar voeg een opmerking toe om het verzoek te negeren als de betaling al is voldaan.
Bel de klant zeven tot acht dagen nadat de betaling te laat is om de status te controleren. Informeer naar wanneer de betaling zal plaatsvinden, of vraag om afgifte bij aflevering om zeker te zijn dat deze is ontvangen.
Laat de verkoopvertegenwoordiger van de klant weten dat de klant de betaling niet heeft verricht als deze meer dan een week te laat is. De beheerder die toezicht houdt op het account kan enige invloed hebben bij de klant en kan om betaling vragen.
Weigeren om zaken te doen met de klant totdat de late account is bijgewerkt. Lever geen extra artikelen of accepteer geen verdere excuses waarom de betaling niet is ontvangen. Stop gewoon met zakendoen met de klant totdat de situatie is verholpen.
Tips
-
De verkoop- of marketingafdeling die verantwoordelijk is voor het account van de klant, kan een van de beste mensen zijn om collecties te maken. Deze persoon heeft meestal een vaste relatie met de klant en kan achter het probleem van betalingsachterstand komen.
Waarschuwing
Als een klant aangeeft dat de late betaling voor een bepaalde datum zal worden verzonden en niet aankomt, sta dan niet toe dat de klant meer tegoed krijgt totdat de rekening volledig is betaald. U kunt dergelijke klanten alleen contant betalen, wat betekent dat zij hun goederen en diensten moeten betalen op het moment van bestelling.
