Een audit is een formele procedure die een auditeur uitvoert om na te gaan hoe een bedrijf functioneert en hoe het kan verbeteren. Er zijn verschillende soorten audits, zoals prestaties en financiën, maar ze volgen allemaal dezelfde basisprocedure. De procedure is meestal onderverdeeld in vier hoofdonderdelen, waaronder initiële planning, veldwerk, rapportage en follow-up met afsluiting.
Stel een voorlopige kennisgeving op en zend deze uit naar de klant of de afdeling die wordt gecontroleerd. Geef aan wanneer de audit zal plaatsvinden, hoe lang u verwacht dat het zal duren, de auditofficierstoewijzing als de officier niet u is en een checklist van het soort gegevens dat u tijdens de audit zult zoeken en nodig hebt.
Plan een vergadering met de managers van het bedrijf of de afdeling. Definieer de doelstellingen en de reikwijdte van de audit met de managers en zoek uit welke bronnen beschikbaar zijn. Krijg ook diepgaande informatie over bedrijfsprocessen of afdelingsprocessen. Laat de managers hun zorgen over de audit uiten of vragen stellen.
Voer een eenvoudige enquête uit van het bedrijf of de afdeling. Het doel van de enquête is een aanvulling te bieden op wat u tijdens de managervergadering hebt geleerd en u te helpen de doelstellingen, activiteiten en huidige controlemechanismen van de onderneming, zoals autorisatieprocedures, beter te begrijpen.Een verscheidenheid aan gegevens zoals het bedrijfshandboek en verklaringen van werknemers kunnen in deze fase nuttig zijn.
Formuleer een basisplan voor veldwerk op basis van de informatie die is verkregen via de vergadering en het onderzoek. Het veldwerkplan geeft aan hoe u de rest van de gegevens krijgt die u zult gebruiken. Het kan variëren op basis van items zoals de sterkte van bedrijfscontroles.
Praat met personeelsleden om documenten te verzamelen - deze variëren op basis van het specifieke audittype dat u uitvoert - en krijgen hun perceptie van wat er in het bedrijf gebeurt. Vraag wat zij denken dat het bedrijf goed doet en wat kan worden verbeterd en waarom.
Bekijk de documenten die u hebt verzameld van personeelsleden. Controleer op invoerfouten of tegenstrijdige informatie. Kom terug met de personeelsleden om te zien of ze een adequate verklaring hebben voor de fouten of conflicten.
Controleer of de documentatie en procedures in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid en andere lokale, provinciale of federale voorschriften.
Test de bedieningselementen die het bedrijf of de afdeling heeft. Testen betekent gewoon dat u de documentatie voor specifieke transacties - meestal ergens in de buurt van 24 tot 36 - van naderbij bekijkt. Hoe meer fouten of discrepanties u tegenkomt in de documentatie en interviews, hoe belangrijker dit is. Als de documentatie aanvankelijk aantoont dat de bedieningselementen goed werken, hoeft u in deze stap mogelijk niet veel te doen. Audits die geen controles uitvoeren, zouden een inhoudelijke aanpak volgen.
Formuleer wat eerste meningen over het bedrijf of de afdeling en hoe het werkt of zou kunnen verbeteren. Geef feedback aan het bedrijf of afdelingsmanagers en vraag hen om een schriftelijk antwoord op uw aanbevelingen en eerste bevindingen. Het antwoord moet uitleggen hoe de managers van plan zijn om de problemen die je hebt geïsoleerd op te lossen.
Maak een ruwe schets van uw auditrapport. Het rapport moet achtergrondinformatie bevatten en de reikwijdte van de audit beschrijven. Het moet ook laten zien wat u hebt gevonden en wat uw aanbevelingen waren op basis van die bevindingen, evenals kopieën van of uittreksels uit de antwoorden van de managers.
Ontmoet nog een keer met managers en bespreek uw ruwe rapport. Geef ze kopieën en beantwoord alle vragen die de managers mogelijk hebben. Het doel van deze bijeenkomst is ervoor te zorgen dat de managers alles begrijpen wat u hebt gedaan en wat ze moeten doen om te verbeteren.
Tweak en bewerk uw rapport om een definitieve draft te maken. De definitieve versie moet de resultaten van de auditbeoordelingsvergadering bevatten. Verspreid de definitieve versie naar de managers.
Voer binnen zes tot twaalf maanden een follow-up uit met de afdeling of het bedrijf om te achterhalen of het bedrijf of de afdeling wijzigingen heeft aangebracht om de tijdens de controle geconstateerde problemen op te lossen.
Schrijf een formele brief aan de managers die aangeeft wat u hebt geleerd tijdens de follow-up en eventueel extra werk dat nodig is. Als het bedrijf of de afdeling aan de verwachtingen heeft voldaan, geef dit dan aan in de brief en vermeld dat u aan de controledoelstellingen hebt voldaan dat u de audit sluit.
Tips
-
Wees voorbereid op enige spanning tijdens het auditproces. Mensen zijn vaak nerveus over fouten die u kunt tegenkomen, zelfs als de fouten onschuldig zijn, omdat te veel fouten kunnen betekenen dat hun werk op het spel staat. Stel hen gerust dat het uw taak is om alleen te onderzoeken, geen beloningen of straffen te geven. Leg altijd de exacte reden uit waarom u om specifieke gegevens verzoekt, zodat de werknemers uw beweegredenen begrijpen.
