Na het uitbrengen van een aanvraag voor voorstellen, moet u alle voorstellen die u ontvangt vergelijken op basis van een zorgvuldige evaluatie van elk. Een gecompliceerde onderneming, dit proces kan complexer worden als er verschillende mensen bij de beslissing betrokken zijn. Een matrix kan u helpen bij het evalueren van de voorstellen die door uw RFP zijn gegenereerd.
Verzamel alle voorstellen. Verwijder de namen van de consultants en bedrijfsnamen waar ze ook verschijnen. In plaats daarvan nummer elk voorstel. Dit biedt een handige verkorte vorm om naar elk voorstel te verwijzen en alle vooroordelen met betrekking tot een bepaalde consultant te elimineren. Plaats deze nummers als labels in de kolommen van de matrix, langs de bovenkant.
Bepaal criteria om de voorstellen te beoordelen. De RFP vermeldde waarschijnlijk verschillende elementen die consultants moesten opnemen in hun voorstellen, bijvoorbeeld budget en tijdslijn. Noteer deze criteria in de rijen van de matrix, aan de linkerkant. Alle criteria in de RFP opnemen zonder uitsluiting; anders kunt u de resultaten van de evaluatie beïnvloeden.
Voeg aanvullende criteria toe die nuttig zijn om te overwegen, maar die niet in de RFP zijn opgenomen. De kwaliteit van het voorstel in termen van schrijven en lay-out kan bijvoorbeeld duiden op de algemene schrijfvaardigheid van de consultant. Een ander mogelijk criterium zou het type feedback kunnen zijn dat wordt ontvangen van referenties. Pas op dat u geen criteria toevoegt met betrekking tot de inhoud van de inhoud. De consultant zou dit criterium niet kennen bij het schrijven van het voorstel, zodat u haar daardoor niet kunt beoordelen. Uw aanvullende criteria moeten betrekking hebben op de capaciteit en het vermogen van de consultant om het werk te voltooien.
Beoordeel hoe adequaat elk voorstel op elk criterium is gericht. Een schaal van 1 tot 5 is vaak handig om een rangorde te bieden wanneer meerdere beoordelaars voorstellen beoordelen. Hoewel de 2 van een recensent een andere beoordelaar 3 kan zijn, zal dit rangschikkingsproces helpen de beste voorstellen te benadrukken. Als er nog maar een paar kandidaten overblijven, kunt u het gesprek beginnen met uw collega's over wie u kunt inhuren.
