De Internal Revenue Service vereist dat bedrijven subcontractanten een formulier 1099-MISC sturen voor alle belastingjaren waarin het bedrijf de onderaannemer meer dan $ 600 heeft betaald. De onderaannemer kan vervolgens het formulier gebruiken om zijn belastingen voor te bereiden. Aangezien een onderaannemer geen werknemer is, zal het bedrijf geen belastingen inhouden van de compensatie van de onderaannemer en zal de 1099 alleen de totale vergoeding vermelden die de onderaannemer tijdens het belastingjaar heeft ontvangen.
Geef de onderaannemer een leeg W-9-formulier om in te vullen. De onderaannemer moet het W-9-formulier invullen met informatie over zijn wettelijke naam, bedrijfsnaam, type bedrijf, adres en sofinummer of identificatienummer van de belastingplichtige.
Voer uw bedrijfsnaam, adres en telefoonnummer in de "PAYER's naam, het adres, de stad, de staat, de postcode en het telefoonnummer" in. vakje op een leeg 1099-formulier. Voer het belastingnummer van uw bedrijf in het vak "PAYER's Federal Identification number" in.
Voer het belastingnummer van de onderaannemer in op het W-9-formulier in het vak "Ontvangersidentificatienummer" op het 1099-formulier.
Voer de naam en de bedrijfsnaam van de onderaannemer in vanaf het W-9-formulier in het vakje "RECIPIENT's name". Voer het adres van de onderaannemer in vanaf het W-9-formulier in de daarvoor bestemde vakken.
Voer de totale vergoeding in die wordt betaald aan de onderaannemer tijdens het belastingjaar in het vakje "Nonemployee compensation".
Mail het ingevulde 1099-formulier naar de onderaannemer. Volgens de IRS-voorschriften moet je vóór 31 januari van het volgende jaar het formulier 1099 mailen. Als u bijvoorbeeld een 1099-formulier wilt verzenden voor het belastingjaar 2010, moet u het formulier vóór 31 januari 2011 verzenden.
