Hoe een leverancier te controleren

Kwaliteitsleveranciers zijn een noodzakelijk onderdeel van een organisatie omdat ze goede services en services bieden die u gebruikt om uw klanten van dienst te zijn. De zakelijke praktijken van leveranciers hebben een directe impact op uw organisatie. Als u een leverancier heeft die uw producten niet op tijd kan leveren, heeft dit rechtstreeks invloed op uw omzet. Auditing van een leverancier is een noodzakelijk onderdeel van een kwaliteitsmanagementsysteem. U kunt besluiten om een nieuwe leverancier te auditen omdat u overweegt deze voor uw bedrijfsbehoeften te gebruiken, of u kunt besluiten om een huidige leverancier te controleren vanwege een incident in het verleden.

Neem contact op met uw leverancier om een tijd in te plannen om de audit uit te voeren. Besteed aandacht aan het antwoord van uw leverancier, vooral of zij ontvankelijk zijn voor u om een audit uit te voeren. Houd rekening met de tijd van uw leverancier en probeer een audittijd in te plannen die beide partijen ten goede komt.

Stel uw auditplan op en bekijk de kwaliteitsgeschiedenis van uw leverancier. Uw auditplan wordt bepaald door uw reden voor het uitvoeren van de audit. Als u bijvoorbeeld enkele productieproblemen met uw leverancier hebt ondervonden, moet u meer tijd besteden aan het controleren van het productiegebied.

Kom op tijd aan bij uw leverancier. Het is belangrijk om het tijdsschema van uw leverancier in het oog te houden. Probeer zo mogelijk uw audit niet te herschikken omdat uw bedrijf hierdoor onprofessioneel lijkt.

Besteed aandacht aan de parkeerplaats, de afvalcontainer en het frontoffice gebied om te zien of ze netjes zijn. Let op als u op een professionele en beleefde manier wordt begroet. Al deze dingen zijn een weerspiegeling van de principes van het managementteam van de leverancier.

Volg een rondleiding door de faciliteiten. Zoek naar defecten aan apparatuur of veiligheidsproblemen. Informeer over het aantal tijdelijke werknemers en het aantal personeelsleden dat in de faciliteiten werkt. Controleer het verzendbeleid van de leverancier en bekijk de productie- en assemblageprocessen. Documenteer de houding van de manager terwijl u door de faciliteiten reist en uw audit uitvoert.

Bekijk de facturen en prijscontracten van een bestaande leverancier om ervoor te zorgen dat de leverancier u nauwkeurig factureert. Zoek naar eventuele verschillen in prijsbepaling, zoals onnauwkeurige kosten en prijswijzigingen die vóór de geplande tijd zijn aangebracht. Werk samen met uw crediteurenafdeling om inconsistenties in leveranciersfacturen te zoeken, inclusief onverklaarbare diverse kosten en onnauwkeurige verzend- en transportkosten.

Controleer de zakelijke voorwaarden van een nieuwe leverancier. Na een paar maanden een nieuwe leverancier te hebben gebruikt, zou u een voorbeeldbatch van de facturen van de leverancier regel voor regel en de bedrijfscontracten moeten beoordelen om te zien of de voorwaarden overeenkomen. Als u een tegenstrijdigheid constateert die aantoont dat u overladen was, dient u contact op te nemen met de leverancier om terugbetaling te vragen.

Maak goede aantekeningen van de dingen die u waarneemt. Dit zal u helpen wanneer het tijd is om uw evaluatie te schrijven en aan het management te presenteren. Voeg zoveel details toe als nodig is voor uw notities, zodat u effectief eventuele problemen kunt oplossen.

Schrijf uw evaluatie. Neem in uw evaluatie eventuele aanbevelingen op en ondersteun ze met bewijsmateriaal. Als u bijvoorbeeld nieuwe apparatuur wordt aanbevolen, documenteer dan de defecte apparatuur die u hebt opgemerkt tijdens het uitvoeren van uw audit. Geef de leverancier de evaluatie en bespreek eventuele zorgen van uw leverancier.