Hoewel de werknemer mogelijk snel zijn salaris wil laten vervangen, moet de salarisadministratie de bezorgdheid van de medewerker in evenwicht brengen met de behoefte van het bedrijf om ervoor te zorgen dat de heruitgifte correct wordt afgehandeld. Je moet empathisch zijn voor de medewerker terwijl je er ook voor zorgt dat de oorspronkelijke cheque nog niet is geïnd.
Zoek de details van de verloren cheque op in uw salarissysteem. Naast de naam van de begunstigde, moet u de datum, het nummer en het bedrag van de cheque weten.
Neem contact op met uw bank om te controleren of de cheque niet is geïnd.
Verzoek dat uw bank bij de cheque een stopbetaling uitbetaalt. Stop-betalingsverzoeken worden gewoonlijk pas 24 uur nadat ze zijn geplaatst van kracht, maar de regels kunnen per financiële instelling verschillen. Daarom is het een goed beleid om ten minste 24 uur te wachten voordat u de cheque vervangt om ervoor te zorgen dat de stopbetaling succesvol is.
Wacht 24 uur en controleer of de stopbetaling is geslaagd. Als dit is gelukt, gaat u verder met de volgende stap.
Geef een vervangende cheque uit aan de werknemer. U moet dit proces voltooien via uw salarissysteem, zodat de vervangingscontrole wordt geregistreerd en wordt opgenomen op het formulier W-2 van de werknemer. De vervangende cheque moet dezelfde inkomsten, belastingen, aftrekken en nettoloon hebben als de oorspronkelijke cheque. Als u de vervangende cheque niet rechtstreeks in uw salarissysteem kunt aanmaken, moet u ervoor zorgen dat u de chequegegevens in het systeem invoert.
Vraag de vereiste handtekeningen op de vervangende cheque. Zorg ervoor dat u ondersteunende documentatie bijhoudt voor de persoon die de te controleren cheque ondertekent.
Voer de originele cheque in uw salarissysteem in. Deze stap is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de lonen en belastingen niet dubbel worden geteld in de Formulier W-2 van de werknemer, de jaarlijkse loon- en belastingverklaring, en om de cheque uit uw openstaande checklist te verwijderen.
Lever de vervangende cheque aan de werknemer.
Tips
-
Vraag de werknemer om een verklaring te ondertekenen waarin staat dat haar salaris verloren is gegaan en ga akkoord dat als ze de cheque vindt ze niet zal proberen om het te verzilveren. Als u de mogelijkheid heeft om directe storting- of loonkaartpassen aan te bieden aan uw werknemers, moedig hun deelname dan aan als een manier om het aantal verloren cheque-problemen waarmee u te maken hebt te verminderen. Neem contact op met uw bank om hun beleid voor stopbetalingen te bepalen. Als de stopbetaling niet is geslaagd, stelt u de medewerker hiervan op de hoogte en vraagt u een kopie aan van de geannuleerde cheque om vast te stellen wie deze heeft verzilverd. Wat u vervolgens doet, hangt af van de feiten en omstandigheden die bepalen hoe de cheque werd geïnd.
Waarschuwing
Sommigen controleren de verzilveringsdiensten om een cheque te innen waarvoor een stopbetaling is gedaan. Afhankelijk van de staatswet, bent u mogelijk nog steeds aansprakelijk voor betaling op die cheque aan de cheque-verzilveringsservice.
