Werkvergaderingen zijn de bron van veel spot onder werknemers vanwege hun neiging om door te slepen en eindeloze details op te nemen. Hoewel sommige klachten over groepsvergaderingen gerechtvaardigd zijn, bieden dergelijke soorten vergaderingen ook veel voordelen, met name in een kantooromgeving waar werknemers of projectpartners elkaar zelden zien.
Betere samenwerkingsmogelijkheden
Groepsbijeenkomsten geven werknemers de kans om projecten als een team te plannen, waardoor het gemakkelijker wordt om belangrijke doelstellingen aan te pakken en een hoofdtaaklijst op te stellen. Planning als een groep geeft werknemers ook de kans om perspectieven en feedback te krijgen die ze anders misschien niet zouden krijgen, waardoor de uitkomst van een project mogelijk verbetert. Wanneer bijvoorbeeld een groep verslaggevers en fotografen elkaar ontmoeten om de teamverslaggeving van een verhaal te bespreken, kunnen ze een meer samenhangende strategie bedenken dan ze anders onafhankelijk zouden werken.
Verbeterde communicatie
Groepsbijeenkomsten bevorderen meer communicatie tussen werknemers, met name voor degenen die telewerken of die regelmatig niet op kantoor zijn. Deze toename in communicatie kan het eenvoudiger en efficiënter maken om ideeën te bespreken en projecten te plannen, omdat iedereen tegelijkertijd kan pitchen. Het kan ook nieuwe werknemers helpen zich aan te passen aan de bedrijfscultuur en creëert mentoringmogelijkheden en het potentieel voor relaties en nieuwe samenwerkingsinspanningen.
Nieuwe perspectieven
Groepsvergaderingen bieden kansen om nieuwe perspectieven op werk te krijgen. Een copywriter kan bijvoorbeeld inspiratie opdoen voor een reclamecampagne van iets dat iemand tijdens een groepsbijeenkomst zegt. Dit gebeurt misschien niet in een een-op-een vergadering, waarbij slechts één andere stem betrokken is. Deze nieuwe perspectieven kunnen de effectiviteit van een bedrijf vergroten en helpen bij het ontwikkelen van nieuwe strategieën die het anders misschien niet zou overwegen.
Sociale uitdagingen
Niet iedereen gedijt in een groepsbijeenkomst. Sommige werknemers kunnen zichzelf censureren tijdens groepsbijeenkomsten, hetzij uit verlegenheid of uit een gebrek aan vertrouwen, sprekend voor veel verschillende mensen. Dit is minder een probleem bij individuele gesprekken, waarbij deelnemers betrokken zijn bij een meer intieme uitwisseling van ideeën. Groepsbijeenkomsten kunnen ook uitdagend zijn voor bepaalde demografische groepen. Uit een onderzoek uit 2014 in 'Taal en sociale psychologie' bleek bijvoorbeeld dat vrouwen vaker worden gestoord. Groepsbijeenkomsten kunnen het vermogen van een vrouw om te communiceren remmen, vooral als meerdere deelnemers haar onderbreken.
Tijdsbeheer
Wanneer veel concurrerende stemmen tegelijkertijd proberen te communiceren, hebben vergaderingen de neiging langer te duren en minder dan één-op-één sessies te volbrengen. Plotselinge wijzigingen in de agenda van de vergadering, maar ook kleine praatjes, kunnen vergaderingen te lang laten duren. Als een vergadering langer duurt dan gepland, kunnen deelnemers achterlopen op andere projecten of andere belangrijke vergaderingen of afspraken missen.
