Schuldinning van huidige en voormalige werknemers is een eerste zorg voor een organisatie. Steeds meer bedrijven bieden werknemers tegen gunstige voorwaarden gebruik van leningen van hun bedrijf, op voorwaarde dat het bedrijf nog steeds verwacht dat de lening tijdig wordt teruggevorderd.
De reguliere procedure voor het innen van schulden wordt geregeld door het leningscontract dat bepaalt dat het bedrijf periodieke betalingen van het salaris van een werknemer zal aftrekken. In sommige gevallen kan het bedrijf een werknemer echter toestaan de betaling uit te stellen. Als een werknemer niet tijdig betaalt of de schuld slecht wordt, heeft het bedrijf geen andere keuze dan het herstelproces te starten.
Geef een schriftelijke kennisgeving aan de werknemer, bij voorkeur met de hand afgeleverd. De kennisgeving moet worden ondertekend door een incassobeambte en moet ten minste 30 dagen voorafgaand aan het maken van eventuele offsets aan het werknemersaccount worden betekend. De kennisgeving moet duidelijk het voornemen van de onderneming vermelden om schulden te innen door middel van aftrek van de huidige beschikbare beschikbare rekeningsrekening van de werknemer.
Geef de werknemer de mogelijkheid om met het bedrijf vrijwillig terugbetalingsvoorwaarden af te sluiten en een terugbetalingsschema in te dienen. Reageer, als de werknemer antwoordt, met de werknemer een schriftelijke overeenkomst inclusief alle details van de betaling van de schuld.
Een hoorzitting door een onpartijdige hoorzittingsfunctionaris regelen door een verzoekschrift in te dienen betreffende het bestaan van de schuld en het terugbetalingsschema, als de inspanningen voor vrijwillig herstel al zijn mislukt. De werknemer moet vóór de hoorzitting instemmen met de beslissing van de auditeur.
Leg de werknemer uit dat willens en wetens valse verklaringen kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen of strafrechtelijke sancties. Vermeld alle rechten en beveiligingen die op grond van de wet beschikbaar zijn.
Geef de werknemer een laatste kennisgeving en leg uit dat, vanwege de nalatigheid en onwil van de werknemer om te betalen, het bedrijf geen andere keuze meer heeft dan de schuld aan te passen aan de huidige beloning of fondsen die in het bezit van het bedrijf zijn. In de kennisgeving moet worden vermeld dat schulden die later worden kwijtgescholden of die niet aan het bedrijf verschuldigd blijken te zijn, aan de werknemer worden terugbetaald.
