Een balans bestaat uit drie delen: Activa, Passiva en Eigen vermogen. Invoer in het onderdeel Activa is altijd positief omdat ze dingen van waarde vertegenwoordigen die het bedrijf bezit. Passiva posten zijn altijd negatief omdat ze schulden en andere verplichtingen vertegenwoordigen die geld uit het bedrijf halen. Bij de administratieve verwerking moeten activa theoretisch altijd gelijk zijn aan verplichtingen, net zoals credits altijd gelijk moeten zijn aan debiteringen op een standaard T-rekening. Wanneer activa plus verplichtingen gelijk zijn aan iets anders dan nul, gaat het bedrag naar het gedeelte Eigen vermogen.
Balans
In de boekhouding is er voor elk tegoed een debet en aan het einde van het debet moeten de debiteringen gelijk zijn aan de credits. Theoretisch geldt hetzelfde voor een balans: elke asset bestaat vanwege een gelijke schuld. Voor elke nieuwe fabriek waren er kapitaaluitgaven of een lening die een gelijke waarde aan langetermijnschuld opleverde, en de debiteurlijn in de Activa-sectie wordt gecounterd door een crediteurenregel in het gedeelte Verplichtingen.
Zeroing Out
De secties Activa en Passiva op de balansen voor een volledig uitgerust bedrijf zonder mensen zouden nul uitkomen. Alle apparatuur, onroerend goed en andere activa zouden overeenkomstige verplichtingen hebben, zonder extra geld van beleggers of van het combineren van activa om winstgevende goederen en diensten te creëren. Geen enkele specifieke boeking komt uit de balans omdat elke positieve boeking moet worden gecounterd met een negatieve invoer.
Extra waarde en eigen vermogen
In echte bedrijven gebruiken mensen de activa en verplichtingen van het bedrijf om een bedrijf te runnen, hopelijk een winstgevende onderneming. Activa zijn zelden gelijk aan verplichtingen; in feite heeft een winstgevend bedrijf activa die ver boven de verplichtingen worden gewaardeerd. De boekhoudkundige theorie stelt dat activa hun verplichtingen niet zelf kunnen overtreffen, en dat een eventuele meerwaarde daarom kan worden toegeschreven aan het bedrijf en zijn eigenaars. De secties Activa en Passiva worden op nul gezet door eventuele onbalans in hun totalen toe te wijzen aan bedrijfseigenaren via de sectie Equity.
Eigen vermogen
De balans houdt rekening met en neutraliseert het eventuele verschil tussen activa en passiva via de derde sectie, eigen vermogen. De sectie Equity geeft details weer van items die niet strikt activa of verplichtingen zijn - aandelen, herbelegde inkomsten - voordat het verschil tussen de totale activa en totale verplichtingen wordt genomen en het resulterende cijfer in het regelitem 'Totaalvermogen' wordt geplaatst. Op de balans van een onderneming betekent dit systeem dat de totale activa gelijk zijn aan de totale verplichtingen - een negatief getal - plus het totale eigen vermogen.
