Notarissen controleren de nauwkeurigheid van handtekeningen op belangrijke documenten zoals testamenten, trusts en promessen. De notaris verklaart dat de partijen die het document hebben ondertekend hun identiteit hebben bewezen, het document begrijpen en niet gedwongen zijn tot ondertekening. Zodra aan deze vereisten is voldaan, stempelt de notaris een officieel zegel op het document.
Record houden
Een notaris moet een officieel logboek bijhouden met beschrijvingen van elke notariële handtekening. Elke record moet de namen vermelden van de partijen die het notariële document ondertekenen en de datum en tijd van de handtekening. Zodra de notaris zijn archivering heeft voltooid, moeten alle partijen die het document ondertekenen ook het logboek ondertekenen. De partijen die het document ondertekenen, moeten een geldig rijbewijs of paspoort presenteren als identificatie voorafgaand aan eventuele handtekeningen.
Kwalificatie
Een kandidaat-notaris moet minstens 18 jaar oud zijn en slagen voor een meerkeuzevragenonderzoek met 70 procent of meer om in aanmerking te komen voor een licentie. Als hij langer dan twee jaar na het behalen van de test wacht om een notariële vergunning aan te vragen, moet hij het examen opnieuw afleggen en afleggen. Aanvragers mogen geen eerdere strafrechtelijke veroordelingen of fraudegerelateerde disciplinaire maatregelen van een vorige termijn als notaris hebben.
overwegingen
Een notaris mag geen document noteren dat haar eigen financiële of persoonlijke belangen dient. Het is notarissen verboden om juridisch advies te geven of juridische documenten voor te bereiden, tenzij ze ook een geldige licentie hebben om recht te doen aan de toepasselijke orde van advocaten in hun gebied.
Schadevergoedende obligaties
Elke notaris moet een schadevergoeding hebben om zijn klanten te beschermen tegen financiële schade veroorzaakt door een onjuist getuige handtekening. De exacte vereisten kunnen voor elke staat variëren, maar $ 10.000 is over het algemeen de minimaal acceptabele obligatiehoeveelheid.
Tijdsspanne
Elke notarisafspraak is vier jaar geldig. Bij het aflopen van een afspraak kan de notaris een verlenging aanvragen. Verlengingen worden meestal toegekend tenzij de notaris nalatig is geweest of fraude heeft gepleegd tijdens het uitvoeren van haar taken.
Notariële zegels
Een notaris moet zijn zegel op een plaats houden waar alleen hij toegang heeft. Het zegel kan niet worden beheerd door een werkgever of klant. Als het zegel verloren is gegaan, moet de notaris de notarisautoriteit van haar staat hiervan op de hoogte brengen. Wanneer een nieuw zegel wordt gekocht vanwege een verlenging van de commissie van de notaris of een naamswijziging, moet het oude zegel worden vernietigd of onbruikbaar worden gemaakt. De specificaties voor notariële zegels variëren per staat, waarbij de meeste staten vereisen dat de naam en commissie van de notaris worden vermeld.
