Met een budget kan een persoon of organisatie uitgaven volgen en uitgaven matchen met het beschikbare geld. Begrotingen zijn essentiële hulpmiddelen om financieel verantwoordelijk te zijn, maar ze kunnen moeilijk te analyseren en ontwikkelen zijn. Veel organisaties, waaronder overheidsinstanties, schooldistricten en non-profitorganisaties, gebruiken budgetcommissies om een begroting voor te stellen of uit te voeren.
Democratische planning
Een begrotingscommissie stelt een organisatie in staat om een democratisch proces in te zetten bij het bepalen van de toewijzing van de uitgaven en het fiscaal beleid. Elk lid van de commissie krijgt één stem en de meerderheid beslist. Hiermee wordt voorkomen dat een lid van de organisatie een oneerlijke of onverantwoordelijke budgetbeslissing neemt zonder de steun van andere leden.Dit kan leiden tot een groter gevoel van rechtvaardigheid en wrok voorkomen tussen afdelingen met tegenstrijdige budgetbehoeften. Het verbetert ook de gedeelde verantwoordelijkheid, omdat de hele commissie en de organisatie die zij vertegenwoordigt, verantwoordelijk is voor de uitgavenbeslissingen.
Diverse gezichtspunten
Een begrotingscommissie brengt meerdere stemmen samen over belangrijke uitgaven. Dit betekent een groot voordeel ten opzichte van een persoon die budgetbeslissingen neemt. Elk bestuurslid is een potentiële bron van nieuwe ideeën voor bezuinigingen, bestedingsverhogingen en kostenbesparende maatregelen. In het geval van begrotingscommissies van de overheid, zal een grotere groep mensen eerder een begroting voorstellen die de kiezers zullen goedkeuren en zullen vinden om aan hun diverse behoeften in de gemeenschap te voldoen.
Toewijzing van middelen
In plaats van één of twee mensen te dwingen veel tijd te besteden aan het opstellen van een begrotingsvoorstel, spreidt het systeem van de begrotingscommissie de inspanningen over veel leden uit. De commissiesecretaris houdt zich bezig met administratieve taken en de commissieleden voegen elk budgetgerelateerde taken toe aan hun werkroosters op een zodanige manier dat geen enkel lid een onredelijke last heeft. Hierdoor kan een organisatie voorkomen dat ze een gespecialiseerd budgetpersoneel inhuurt door haar personeel op een effectieve manier te beheren.
Flexibiliteit
In de loop van de tijd veranderen leden van een begrotingscomité naarmate de organisatie groeit en evolueert. Een non-profitorganisatie die nieuwe afdelingen toevoegt, kan bijvoorbeeld nieuwe leden toevoegen aan de begrotingscommissie om de belangen van die afdelingen te vertegenwoordigen en inspraak te hebben in budgettering. Naarmate afdelingen fuseren of sluiten, zou de commissie leden verliezen. Seniorleden verlaten de commissie en worden vervangen door nieuwe leden die nieuwe inzichten en ideeën naar de groep brengen. Termijnlimieten kunnen ook voorkomen dat een begrotingscommissie stagneert met leden die weigeren de noodzakelijke wijzigingen voor de toekomst aan te brengen.
