Als u ooit een administratieve functie uitoefent, kan het uw taak zijn om notulen te transcriberen. Het kan moeilijker zijn dan je denkt om minuten te transcriberen. Minuten transcriberen betekent het vinden van de juiste balans tussen te weinig reproductie en te veel aantekeningen die u tijdens uw vergadering hebt gemaakt. Bovendien moet je niet alleen scherpe luistervaardigheden oefenen, maar ook een goede redactionele gevoeligheid. Door de onderstaande gids te volgen, kunt u een professionele transcriptie van minuten maken.
Doe je transcriptie zo snel mogelijk na je ontmoeting. U zult gemakkelijk kunnen onthouden wat er tijdens de vergadering gebeurde.
Geef recht op uw notulen-document. Leg de aanwezigen van de vergadering vast, de doelstelling (en) van de vergadering en de datum / duur van de vergadering. U moet ook een sleutel opnemen met de initialen van de deelnemers naast hun volledige naam, want elke keer dat een deelnemer spreekt, kunt u hun instructies vooraf gaan met hun initialen.
Transcribeer de vergadering in zijn chronologische volgorde. Verdeel discussies / gesprekken op onderwerp als er meer dan één onderwerp op de vergadering is besproken. Als de discussie bijvoorbeeld veranderde van budgettaire zorgen naar human resources, voer dan het volgende gesprek als volgt in: "De discussie is veranderd naar overwegingen van personeelsafdelingen …"
Maak een onderscheid tussen de belangrijke en onbelangrijke discussies tijdens uw vergadering. U wilt bijvoorbeeld zeker niet de momenten overschrijven dat iemand van het onderwerp af ging en sprak over persoonlijke zaken. In plaats van te vermelden dat de discussie afwijkt van koers, schrijf dan ellipsen "…" of zoiets als: "Na ongeveer een uur van een niet-gerelateerd gesprek …"
Bewaar uw document op uw harde schijf (of flashstation) voordat u het afdrukt. Bij een transcriptie van een paar minuten worden de belangrijkste beslissingen van een bedrijf vastgelegd. Het is dus van essentieel belang dat deze beslissingen worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.
Tips
-
Controleer altijd je spelling en grammer voordat je de transcriptie van je minuten bij je baas indient. Vraag je baas of er een sjabloon is die je kunt gebruiken om je minuten te transcriberen. Als dat niet het geval is, vraag dan of er transcripties van voorgaande minuten zijn waarnaar u kunt verwijzen tijdens het schrijven van uw eigen transcripties.
Waarschuwing
Wees uiterst voorzichtig bij het opnemen van uitbarstingen in een vergadering. Noem de persoon achter de uitbarsting niet, maar vermeld zoiets als: "Het werd sterk aangemoedigd dat …" Als je je ooit onzeker voelt over het associëren van een naam met een discussie, overleg dan met de voorzitter van de vergadering.
