Goede communicatie met de leveranciers van uw bedrijf is essentieel voor het onderhouden van een goed werkende toeleveringsketen. Wanneer uw bedrijf verhuist, wilt u zeker weten dat al uw leveranciers op de hoogte zijn en tijd hebben om contact- en verzendinformatie bij te werken. Een adreswijziging is niet moeilijk om voor te bereiden, maar u moet een beetje plannen maken. Vermijd deze taak tot het laatste moment.
Stel een uitgebreide mailinglijst samen van de leveranciers van uw bedrijf. Begin met het maken van de lijst ten minste zes weken vóór de ingangsdatum van de bedrijfsverplaatsing, zodat u de verandering van adresbrieven vroegtijdig kunt versturen. Mogelijk moet u in sommige gevallen meer dan één brief verzenden. Een leverancier kan bijvoorbeeld een afdeling voor bestellen en verzenden hebben die is gescheiden van zijn factureringskantoren. U zou beide moeten melden.
Zet de adreswijzigingsinformatie alleen in de hoofdtekst van de verkoper. Gebruik uw briefpapier of plaats uw huidige adres en contactgegevens in de aanhef of afsluiting van de brief volgens uw gebruikelijke zakelijke brief.
Vertel leveranciers dat uw bedrijf verhuist in de eerste alinea van de brief en vermeld de datum van de wijziging. De daadwerkelijke verplaatsing kan enkele dagen duren, dus geef de exacte datum op waarop correspondentie en verzendingen naar het nieuwe adres moeten worden verzonden. Leg uit waarom het bedrijf in beweging is. Als leveranciers bijvoorbeeld worden verteld dat het bedrijf groeit en een grotere faciliteit nodig heeft, kunnen ze weten wat er gebeurt op een manier die een gunstige indruk maakt. Als er een periode is waarin bewerkingen worden afgesloten, vermeld dan de datums waarop het bedrijf wordt gesloten.
Zet het nieuwe straatadres van het bedrijf in de tweede alinea. Als het postadres anders is dan het adres, moet u dit ook opnemen. Geef eventuele andere contactgegevens op die veranderen, zoals telefoonnummers. Mail de adreswijzigingsbrief ten minste drie weken vóór de verhuizing, zodat verkopers tijd hebben om hun gegevens bij te werken. Geef ten slotte een telefoonnummer of e-mailadres op voor leveranciers om indien nodig vragen te stellen.
Tips
-
Voer uw brief op met een e-mail waarin om bevestiging wordt gevraagd dat de adreswijzigingsbrief is ontvangen en dat leveranciers worden herinnerd aan de aankomende verhuizing. U kunt ook de adreswijziging op uw website en op sociale mediapagina's plaatsen. Geef de webadressen van deze sites op in de brief en in de e-mail.
