Evenementenplanners werken op verschillende manieren om bedrijven, organisaties en individuen te helpen succesvolle evenementen te plannen. Evenementenplanners kunnen alles plannen, van bruiloften en babyborrels tot congressen en beurzen. Hoewel een universitaire opleiding of formele training niet nodig is om een evenementenplanner te worden, zijn er verschillende vaardigheden en planningshulpmiddelen waarmee eventplanners succesvolle bedrijven kunnen helpen die klanten aantrekken.
Organisatie vaardigheden
Als u een evenementplanner wilt worden, ongeacht het soort evenementen dat u plant, moet u ervoor zorgen dat uw organisatievaardigheden onberispelijk zijn. Het samenstellen van een evenement kost maanden van planning en voorbereiding. Evenementenplanners maken tijdlijnen om hen te helpen bij het organiseren van evenementdetails, van het selecteren van een locatie tot het reserveren van een cateraar. Ze moeten contracten bijhouden met elke leverancier waarmee ze werken en leveranciers en klanten op de hoogte houden van eventuele wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de gebeurtenis die ze plannen.
Onderhandelingsvaardigheden
Evenementenplanners besteden veel tijd aan onderhandelingen met verkopers tijdens het organiseren van evenementen. Ze werken om eerlijke prijzen te krijgen voor hun klanten die binnen de budgetten van hun klanten vallen. Een evenementenplanner kan onderhandelen met een cateringbedrijf, een evenementenlocatie, een drukkerij of een grafisch ontwerper.
Onderzoeksvaardigheden
Onderzoeksvaardigheden zijn handig bij het plannen van evenementen die zijn gebaseerd op thema's, het lokaliseren van de best geprijsde leveranciers of het identificeren van welke media het doelpubliek van het evenement zijn informatie en nieuws regelmatig ontvangt. Van het zoeken naar een locatie tot het bepalen van manieren om bezoekers aan te trekken, evenementenplanners moeten goed zijn in het uitvoeren van onderzoek.
Niche en doelmarkt
Evenementenplanners met niches vinden veel succes omdat ze hun diensten kunnen afstemmen op een bepaald type klantenkring. Het selecteren van een niche helpt je ook om jezelf te positioneren als een expert. U hebt de mogelijkheid om zakelijke, sociale of politieke evenementen te plannen, om er maar een paar te noemen. Weddingplanners coördineren bijvoorbeeld evenementen van afspraken tot huwelijksbrunches en dienen als de belangrijkste bron voor aanstaande huwelijken van bruid tot bruid. Niche-evenementenplanners leggen relaties aan met leveranciers binnen hun specialisatiegebieden, zodat ze kwaliteitsleveranciers hebben om aan hun klanten te adviseren.
Verzekering
Bescherm uw evenementenplanningsbedrijf met een fouten- en verzuimverzekering. In de wereld van evenementenplanning kunnen incidenten met het evenement, de locatie of verkopers leiden tot rechtszaken. Vermijd de kosten en onkosten die gepaard gaan met rechtszaken door een verzekering voor uw bedrijf te kopen.
Bescherm uzelf verder door met een advocaat samen te werken om een servicecontract te maken waarin de services die u aanbiedt worden beschreven en waarin uw aansprakelijkheid wordt beschreven.
Onderwijs en ervaring
Je hebt geen universitaire opleiding of certificering nodig om een evenementenplanner te worden, maar onderwijs kan je vaardigheden alleen maar verbeteren. Veel evenementplanners leren de industrie door het te onderzoeken, als stagiaires te werken en te beginnen met instapevenementen voor evenementencoördinatie. Educatie in evenementenplanning, marketing, management, operaties, public relations en massacommunicatie kan u helpen een evenementenplanner te worden.
