Een salarissysteem is het medium waarmee u uw loonlijst verwerkt zodat aan de noodzakelijke federale en staatseisen kan worden voldaan. Met name vereist het Amerikaanse ministerie van arbeid dat u medewerkers correct en op tijd vergoedt; de Internal Revenue Service vereist federale loonheffing; de nationale arbeidsdienst vereist dat je de arbeidswetgeving van de staat toepast, en het belastingkantoor van de staat vereist de bronbelasting van de staat. Kies bij het ontwerpen van een salarissysteem degene die het beste bij u past.
Beoordeel uw salarisvereisten om het juiste systeem te bepalen. Het handmatige systeem vereist payroll-verwerking met de hand. Het heeft een verhoogd risico op fouten, dus gebruik het alleen als u weinig werknemers hebt. Het interne geautomatiseerde systeem vereist verwerking via salarissoftware. Gebruik het om de loonverwerking te vereenvoudigen. Het externe systeem vereist uitbesteding van loonheffingen aan een salarisserviceprovider. Gebruik het als u uw loonverwerkingstaken wilt elimineren of aanzienlijk wilt verminderen.
Maak het handmatige systeem, als dat degene is die je kiest. Koop standaard urenstaten bij een kantoorwinkel of maak ze met een spreadsheet- of kantoorsuiteprogramma. Koop lege salariscontroles bij een kantoorwinkel of gebruik uw bankcheques. Gebruik een typmachine om loonstroken af te drukken of schrijf ze met de hand.
Voor dit systeem moet u de lonen en aftrekken handmatig berekenen. Blijf op de hoogte van federale bronbelasting, belastingaangifte en belastingstellingswetten via IRS Circular E. Neem contact op met uw nationale belastingdienst voor richtlijnen voor loonheffingen. Controleer driemaal de loonlijst voordat u loonstaten uitgaf. Leg papieren kopieën van loonlijsten in een vertrouwelijk gebied.
Maak het interne geautomatiseerde systeem als dat degene is die u kiest. Koop de payroll-software die het best aan uw behoeften voldoet. Kleine bedrijven kunnen bijvoorbeeld QuickBooks gebruiken, middelgrote bedrijven kunnen Ultimate Software gebruiken en grotere bedrijven kunnen met Mangrove meegaan. U kunt uw uurlijkse werknemers een regelmatige prikklok geven, maar een geautomatiseerd tijdkloksysteem, zoals Kronos, is efficiënter omdat u hiermee de tijd kunt importeren in de salarissoftware. De software berekent lonen en aftrekkingen, maakt directe storting mogelijk, drukt loonstroken en loonstrookjes af, heeft de federale en staat bronbelastingtabellen ingebed in het systeem en slaat loonlijsten op en drukt deze af.
Maak het externe systeem als u die route kiest. De meeste payrollserviceproviders vereisen dat u uw payroll-uren via internet uploadt of per fax of e-mail verzendt. De provider verwerkt uw loonlijst en stuurt u per stortdag de loonstaten en loonlijsten. Sommige bedrijven bieden u online toegang tot hun systeem, waarmee u rapporten en loonstaten naar uw eigen laserprinter kunt afdrukken.
Bij het opzetten van dit systeem moet de aanbieder u een wederzijds overeengekomen contract laten ondertekenen waarin zijn diensten worden gespecificeerd en u een notering van zijn prijzen krijgt. Geef voor directe stortingsdoeleinden de provider uw bankrekeningnummer en routeringsnummer. Als de aanbieder uw belasting- en uitkeringszaken behandelt, moet hij u een volmachtdocument laten ondertekenen met toestemming.
Tips
-
U kunt IRS-kosten in rekening brengen voor belastingfouten die een derde partij maakt. Controleer daarom altijd het werk van de salarisadministrateur. Maak een stroomschema voor uw salarissysteem. Het diagram toont de taken die nodig zijn om uw payroll van start tot finish te verwerken op basis van het gekozen systeem.
