Het maken van budgetten voor organisaties is een langdurig proces dat de input vereist van meerdere afdelingen of review-bronnen. Het in balans brengen van de behoeften van de organisatie of overheidsinstantie met vaak beperkte middelen vereist een solide besluitvorming en een herziening van diensten, afdelingen of programma's. Een ad-hocbegroting is een tijdelijk planningsbudget voor budgetcommissies of -groepen. Dit budget is vaak voorlopig en wordt over het algemeen gebruikt als startpunt voor discussies en aanpassingen.
schepping
Ad-hocbudgetten kunnen worden opgesteld uit budgetten van voorgaande perioden, ingediende begrotingsvoorstellen of professionele financiële analyses. Het creatieproces identificeert bronnen van inkomsten en vereiste budgettaire behoeften op basis van contractuele of vastgestelde onkostenregistraties. Vaak worden deze budgetten zwaar genoteerd aan de manier waarop cijfers zijn afgeleid en waar schattingen zijn gebruikt. Ad-hocbudgetten kunnen routinematig worden gedaan als onderdeel van een jaarlijks budgetteringsproces of kunnen zo nodig worden aangevraagd voor projectplanningsbehoeften.
Verplicht
Groepsgestuurde budgetteringsprocessen moeten een startbudget hebben als uitgangspunt. Het ad-hoc-budget kan worden gebruikt om individuele leden van het begrotingscomité te helpen zich voor te bereiden op vergaderingen en onderwerpen met hun respectieve afdelingen te bespreken. De budgetten moeten beschikbaar zijn om de vereiste instroom, uitstroom en categorieën te definiëren die aanwezig moeten zijn in het definitieve budget. Universiteiten, non-profitorganisaties en overheidsinstanties hebben doorgaans regels waaraan alle begrotingen, inclusief ad-hocbudgetten, moeten voldoen.
Elements
Ad-hoc-budgetten beschrijven vaste kosten, kapitaalkosten en variabele kosten. Deze kostenelementen zijn onderverdeeld in categorieën. De inkomsten en alle inkomstenbronnen worden ook per categorie weergegeven. Het inkomen is een projectie van inkomende inkomsten die wordt berekend op basis van de vorige inkomensgeschiedenis. De berekeningsmethode en veronderstellingen worden vaak opgenomen in een ad-hocbegroting om commissieleden te helpen de sterke en zwakke punten van de begroting te begrijpen.
Tijdsperiode
Een ad-hocbegroting kan voor een bepaalde periode worden opgesteld, maar dit wordt over het algemeen bepaald door de functie die het dient. Gemeenschappelijke budgettijdregels bevatten een fiscaal jaar voor een organisatie en een projectgebonden tijdlijn voor speciale projecten.
Documentatie
Een ad-hocbegroting heeft ondersteunende documentatie nodig voor niet-standaardformules en eventuele veronderstellingen die worden gebruikt om de gepresenteerde financiële totalen te berekenen. De documentatie is essentieel tijdens budgetcontroles om vragen te helpen beantwoorden en naar specifieke categorieën te gaan voor verdere beoordeling.
