Een productiebudget is een onderdeel van een hoofdbudget. Een hoofdbudget houdt rekening met de totale bedrijfsvoering. Verkoop, bedrijfskosten en overhead, materialen, arbeid, productie, belastingen, leningsverplichtingen en andere uitgaven maken bijvoorbeeld deel uit van het hoofdbudget. Een productiebudget richt zich alleen op het aantal eenheden producten dat moet worden geproduceerd om aan de verwachte verkoop te voldoen.
Units begrijpen
Of een bedrijf nu schoenen of zakken suikerspin produceert, het management noemt elk klaar product voor de consument één eenheid in een productiebudget. Voor een schoenenfabrikant is een paar schoenen dus gelijk aan één eenheid en voor een snoepjesmaker is één zak suikerspin gelijk aan één eenheid. De eenheid is een basisinvoer die wordt gebruikt voor berekeningen in een productiebudget.
Rekening houdend met verkoopramingen
Een productiebudget gebruikt de verwachte verkoopcijfers, ongeacht of de schattingen maandelijks, driemaandelijks of langer duren. Als de fictieve PQR Corp. bijvoorbeeld een budget vastlegt voor het eerste kwartaal van het jaar en het bedrijf verwacht 100.000 eenheden te verkopen in januari en 120.000 in zowel februari als maart, zullen deze cijfers worden opgenomen in het productiebudget.
Voorraadbehoeften evalueren
Het management vereist een nauwkeurige telling van de aanwezige voorraad om een productiebudget te maken. Het bedrijf moet ook het aantal eenheden plannen dat na productie in voorraad moet worden gehouden. Stel dat het bedrijf doorgaans 10 procent van het verwachte verkoopvolume voor de komende maand bij de hand houdt om aan onverwachte vraag te voldoen. In dit voorbeeld zou de PQR Corp. 12.000 eenheden toevoegen aan de productie in januari met het oog op de verkoop in februari en 12.000 eenheden aan de productie in februari met het oog op de verkoop in maart. Het bedrijf zou ook de omzet in april moeten voorspellen om het totale voorraadproductiecijfer voor maart te vinden.
Alles opschrijven
Het schrijven van het budget volgt een eenvoudige structuur: het totale aantal benodigde eenheden minus de voorhanden voorraad is gelijk aan de vereiste eenheden voor productie. Hoeveel voorraad het bedrijf besluit te behouden, wordt vervolgens toegevoegd aan de vereiste eenheden. Dit resulteert in de eenvoudige vergelijking: totale behoeften minus aanwezige voorraad plus de eenheden die nodig zijn bij het beëindigen van de voorraad is gelijk aan de vereiste eenheden om te produceren. Zodra het productiebudget is voltooid, kan vervolgens een schatting van de arbeids- en grondstoffenkosten worden berekend voor het arbeidsbudget en het materialenbudget, allemaal onderdeel van het hoofdbudget.
