Om uw kantoor effectief en efficiënt te laten werken, moet u uw afspraken correct kunnen inplannen. Te veel tijd laten doorgaan tussen afspraken in, kost kostbare tijd en verlaagt de productiviteit. Aan de andere kant kunnen afspraken over te roosteren leiden tot lange wachttijden die klanten irriteren en ze mogelijk doen opstaan en weglopen. Er zijn een paar dingen die je moet overwegen om een schema te maken dat iedereen ten goede komt.
Bepaal of u een afsprakenboek of een computersoftwareprogramma wilt gebruiken. Beide zijn even effectief, hoewel de computer veel sneller informatie kan ophalen dan ernaar te zoeken in een boek. Afsprakenboeken en softwareprogramma's zijn overal verkrijgbaar in winkels en online. Een andere optie is om een gratis web-gebaseerde kalender te gebruiken voor uw planning; dit biedt het voordeel van toegang vanaf elke computer.
Blokkeer alle dagen waarop uw kantoor wordt gesloten. Dit kan het weekend, vakantie, vakantiedata en andere gebeurtenissen zijn die ertoe kunnen leiden dat het kantoor wordt gesloten. Het blokkeren van deze data van tevoren zal ervoor zorgen dat je niet per ongeluk afspraken boekt als er niemand in de buurt is.
Blokkeer de uren van de dag dat u geen afspraken maakt. U kunt bijvoorbeeld pas na 9.00 uur beginnen met het maken van afspraken. Daarna kunt u vanmiddag tot 13.00 uur een lunch nemen. Uw dag op kantoor kan eindigen om 17:00 uur, dus u wilt geen afspraken plannen na 16.30 uur.
Bepaal de tijd die u nodig hebt voor elke afspraak. Een spreekkamer kan zijn tijd in blokken van vijftien minuten zetten, terwijl een kapsalon dertig minuten kan kiezen. Als een afspraak langer duurt, kunnen twee tijdsblokken voor één persoon worden gereserveerd. Een permanent kan bijvoorbeeld een uur duren. Een kapper kon twee blokken van een half uur opzij zetten voor die ene klant.
Maak de afspraken op basis van de behoeften van de klant. Als de klant om 15.00 uur thuis moet zijn voor haar kinderen om van de schoolbus af te komen, wil je haar om 13.00 uur inplannen. afspraak. Doe altijd je best om de klant te huisvesten.
Tips
-
Geef de klant altijd een afsprakenkaart om hem te herinneren aan zijn toekomstige afspraak. Bel de dag van tevoren alle afspraken, zodat u kunt bevestigen dat ze nog steeds komen.
Waarschuwing
Als u kosten in rekening brengt voor no-shows, moet u de klanten laten weten dat wanneer zij hun afspraak plannen.
