Het is vaak gemakkelijker om winkels te krijgen om goederen aan je goede doel te doneren dan om ze met contant geld te laten afstaan. Als je een energiek team van vrijwilligers hebt om items voor je stille veiling, deurprijzen of kleding voor je klanten te verzamelen, moet je ze goed voorbereid voor hun taak opsturen. Ze hebben inloggegevens nodig, een script, een beschrijving van wat ze zoeken en papierwerk voor het documenteren van donaties.
Opstelling
Plan het evenement of programma waarvoor je donaties nodig hebt. Als je fund-raiser of project een duidelijke set doelen en actiestrategieën mist, weten je vrijwilligers niet wat voor soort dingen je wilt. Dit is vooral belangrijk wanneer u goederen in plaats van contant verzamelt. Je kunt niet het verkeerde soort geld krijgen, maar je kunt gemakkelijk eindigen met tonnen gedoneerd spul dat je niet kunt gebruiken.
Stel doelen voor het donatiecollectieprogramma. Weet hoeveel items je moet krijgen en krijg een duidelijke beschrijving van wat die items zijn en hoe ze worden gebruikt. Het is erg belangrijk dat uw vrijwilligers begrijpen hoe u de donaties wilt gebruiken, zodat ze vragen van donoren kunnen beantwoorden.
Neem contact op met zoveel bedrijven als waar u adressen en beheerdersnamen voor kunt krijgen. Stuur een brief met een overzicht van het soort donaties dat u zoekt en informeer hen over een bezoek van een vrijwilliger.
Schrijf een eenvoudig script om te gebruiken bij het aanvragen van de donatie. Repeteer het met je vrijwilligers tot ze zich er prettig bij voelen. De vrijwilligers met verkoopervaring zullen het script hun eigen maken. Wie minder zeker van zichzelf is, zal op zijn minst geen woorden verliezen bij het naderen van winkeleigenaars.
Rekruteer vrijwilligers die van je organisatie houden en die enthousiast zijn over het werven van items voor je evenement of programma. Kijk in het bijzonder naar mensen met bewezen vaardigheid in verkoop als u ze kunt krijgen. Iemand die van dat soort dingen geniet, krijgt in de helft van de tijd twee keer zoveel gedaan.
Creëer inloggegevens voor uw vrijwilligers die hen gemakkelijk kunnen identificeren aan winkeleigenaars en managers. Een badge of kaart helpt om de zorgen weg te nemen van potentiële donoren die zich misschien afvragen of uw vrijwilligers legitiem zijn.
Creëer en print donatie logs die vrijwilligers kunnen gebruiken om vast te leggen welke donaties afkomstig zijn van welke bedrijven, inclusief de namen, adressen, telefoonnummers en e-mails van contacten. Deze informatie helpt uw boekhouder om records en ontvangsten te genereren en toe te voegen aan uw donordatabase. Maak een eenvoudig ontvangstformulier dat de vrijwilliger ook aan de donorwinkel kan geven.
Donoren benaderen
Ga naar de winkels waar je kleding wilt doneren en praat direct met de manager. Veel managers hebben de bevoegdheid om directe donaties aan lokale non-profitorganisaties te doen. Als ze dat niet doen, zullen ze u doorverwijzen naar de eigenaar of, in grotere winkels, naar iemand die de bevoegdheid heeft om een dergelijke donatie te doen.
Vraag wat je wilt. Leg uit hoe de items zullen worden gebruikt. Als dit direct voor deelnemers aan het programma wordt gebruikt, leg dan uit waarom ze kleding nodig hebben. Als dit wordt gebruikt als een prijs of als veilingitem, leg dan uit hoe het item uw fondsenwervers zal verbeteren en wat voor soort publieke erkenning u hen tijdens het evenement zult geven.
Bied een alternatief aan als de manager of eigenaar terughoudend is om goederen te doneren. Geld is altijd een alternatief voor een gedoneerd artikel en veel mensen voelen zich meer op hun gemak bij het maken van dat soort donaties.
Vul het donorlogboek en de ontvangstbon nauwkeurig in. Pak het gedoneerde artikel zorgvuldig in voor transport. Laat uw vrijwilligers geen schenkingen schenken aan kleding in een auto. Ze moeten gedoneerde kleding altijd zorgvuldig behandelen om vlekken of rimpels te voorkomen.
Vraag de donor om u door te verwijzen naar andere bedrijven of vrienden die mogelijk uw doel zouden opgeven. Soms kan het feit dat één kledingwinkel een gift deed een andere aanmoedigen om de donatie van een concurrent te evenaren of te overtreffen. Soms vraagt de donor; het is goed om ze te vertellen wat anderen hebben gegeven. Zorg ervoor dat vrijwilligers geleverde artikelen aan de opslagplaats leveren en logboeken volledig invullen. Vergeet niet om uw vrijwilligers te bedanken en gedrukte certificaten van waardering af te geven aan het einde van de campagne. Herken uitstekende inspanningen in het openbaar. Gooi daarna een feestje voor vrijwilligers om te zeggen: "Bedankt."
