Motorfietsclubs en verenigingen bieden niet alleen de mogelijkheid voor motorrijders om zich sociaal te verzamelen, maar het geeft hen ook de kans om geld in te zamelen voor allerlei goede doelen. Leden van motorclubs zijn vaak recreatieve ruiters die willen bijdragen aan behoeftige doelen. Of clubs nu deelnemen aan jaarlijkse fondsenwervende evenementen of één keer rijden ter ondersteuning van een speciale oorzaak, veel rijders dragen hun tijd en geld bij. Er zijn echter enkele basisstappen te volgen voor het organiseren van een succesvolle fondsenwervingsactie.
Breng een route in kaart, bij voorkeur op achterwegen met minder verkeer. Veel liefdadigheidsrennen reizen een schilderachtige route door het landschap. Afhankelijk van het tijdsbestek voor de vlucht, kan een eendaags liefdadigheidsevenement een afstandsvlucht van 50 tot 100 mijl afleggen. Het is niet nodig dat rijders zichzelf te hard pushen, want het is geen wedstrijd. Een typische run begint meestal om 11.00 uur en eindigt om 18.00 uur. Kortere runs starten soms eerder in de ochtend en eindigen halverwege de middag.
Neem contact op met de lokale kamer van koophandel om een datum voor het evenement te plannen. Zorg ervoor dat er op dezelfde dag geen conflicten zijn met andere evenementen die in de community zijn gepland. De kamer kan u ook helpen uw geldinzamelingsactie te promoten door details van het evenement op de eigen evenementenkalender van de kamer te plaatsen.
Noteer de regels voor deelname aan het evenement en deel ze uit aan degenen die zich registreren om te rijden. Zorg ervoor dat alle renners de veiligheidsregels vooraf goed begrijpen. Stel dat van de deelnemers wordt verwacht dat ze een veilige afstand behouden achter de rijder die voorop rijdt, naast het zoveel mogelijk rijden op twee aan twee. Rijders moeten geschikte kleding en rijkleding dragen, waaronder een lange broek, jas, laarzen, handschoenen en een veiligheidshelm.
Maak een registratieformulier aan. Als uw organisatie een website heeft, kunt u het gemak van online preregistratie aanbieden, samen met het traditionele inschrijvingsformulier voor e-mail. Plan een definitieve persoonlijke registratie om een uur voor het evenement te starten. Zelfs degenen die zich eerder hebben geregistreerd, moeten bij de registratietafel stoppen om T-shirts en andere informatie over het evenement op te halen.
Neem contact op met lokale motorclubs in uw regio en vraag hun deelname aan uw liefdadigheidsinstelling. De meeste motorclubs rijden regelmatig fondsenwervers voor liefdadigheidsinstellingen, hoewel sommige alleen specifieke liefdadigheidsinstellingen ondersteunen (zie bronnen hieronder).
Geef je zaak een extra promotie door een T-shirt te ontwerpen voor het evenement voor vrijwilligers en deelnemers om te dragen. Deel de T-shirts uit bij de registratie op de dag van het evenement (zie bronnen hieronder).
Vraag sponsors om het evenement te ondersteunen. Uw doel moet zijn om samen te werken met bedrijven, die oprecht geïnteresseerd zijn in de missie van uw organisatie. Stem je op supporters die de geloofwaardigheid van je organisatie vergroten en de oorzaak ervan vergroten. Houd in gedachten dat sponsors iets terug willen doen voor hun filantropie. Sponsoring van liefdadigheidsevenementen helpt een bedrijf een goede reputatie in de gemeenschap te ontwikkelen en biedt een uitstekende gelegenheid voor marketing. Benader bedrijven die gericht zijn op hetzelfde deel van de bevolking voor wie uw evenement gepland wordt. Als u bijvoorbeeld probeert geld in te zamelen om een rolstoelbus te kopen voor een plaatselijke gemeenschap van begeleid wonen, praat dan met bedrijven die producten of diensten leveren aan senioren (bijv. Leveranciers van medische apparatuur, fysiotherapeutische klinieken, advocaten voor oudere advocaten).
Adverteer het evenement. Vraag de eigenaars of beheerders van lokale bedrijven om toestemming om flyers over het evenement te plaatsen. Focus op bedrijven waar de renners, sponsors en donoren die je nodig hebt waarschijnlijk zullen gaan. Zorg ervoor dat u gegevens zoals de datum en de starttijd van de gebeurtenis, evenals de naam, het postadres, het websiteadres en telefoonnummer van uw organisatie vermeldt. Neem contact op met lokale radio- en televisiestations om te informeren naar hun beleid voor het uitzenden van gratis aankondigingen van openbare diensten voor organisaties zonder winstoogmerk. Bel lokale kranten om hen op de hoogte te stellen van het evenement. Naast het uitbrengen van reclame voor uw evenement sturen veel stadskranten op de dag van het evenement een fotograaf en publiceren soms een kort verhaal met foto's.
Vraag vrijwilligers om te helpen bij het opzetten en opruimen achteraf. Dit is een goede manier om mensen in de community te informeren over het evenement en om welke reden het zal gaan. Zorg ervoor dat mensen met mobiele telefoons zich op verschillende locaties langs de route bevinden in geval van nood. Rekruteer individuen die betrouwbaar en vindingrijk zijn en gemakkelijk communiceren met anderen.
Plan om de rit te eindigen in een lokaal restaurant waar rijders gratis drankjes en een maaltijd krijgen. Door een buffetmaaltijd te regelen, kunnen vermoeide, hongerige rijders sneller worden bediend.
