Planning is een van die alledaagse administratieve taken die niemand wil doen; het niet kunnen ontwikkelen van een systematische manier om belangrijke data en mijlpalen vast te leggen, kan echter de beste plannen om zeep helpen. Een hoofdkalender moet belangrijke datums bevatten, worden geautomatiseerd en een tickler-systeem bevatten om mensen op de hoogte te houden van aankomende datums. Om een hoofdkalender effectief te maken, moet deze intuïtief en efficiënt zijn en goed geschreven procedures hebben voor alle gebruikers.
Wijs één persoon aan die verantwoordelijk is voor onderhoud en back-up. Deze persoon moet verantwoordelijk zijn voor het bekijken en invoeren van belangrijke datums in de kalender vóór distributie.
Voer de einddatums en deadlines in. Einddata zijn misschien wel de belangrijkste reden om een gemeenschappelijke masterkalender te maken en te onderhouden. Deze datums moeten opvallen en vetgedrukt, in kleur of met alle hoofdletters worden ingevoerd.
Werk samen met professionals en ondersteunend personeel om de tickler-datums voorafgaand aan de deadline te bepalen. Dit is afhankelijk van de activiteit en organisatie. U kunt bijvoorbeeld een week voorafgaand aan een belangrijke budgetvergadering een herinnering indienen. Voor een happy hour in een groep is echter mogelijk een herinnering een uur voor het evenement vereist. Je zult ook willen bouwen op tijd voor reizen als het evenement zich niet in het directe kantoor bevindt.
Bepaal een proces voor het informeren van gebruikers over veranderingen. Dit kan een formeel of informeel proces zijn. Het moet echter duidelijk worden beschreven in procedures. U moet ook een manier opgeven om de wijziging te bevestigen. Dit kan een snelle e-mail zijn met een bevestigingsverzoek voor alle personeelsleden of deelnemers aan de vergadering.
Geef een optie om vervolgdatums op te nemen. Vervolgdatums zijn datums die naar aanleiding van een andere vergadering verschijnen. Dat wil zeggen, ze zijn gekoppeld aan een originele vergadering. Een voorbeeld is een AR (actie vereist) om de financiering vóór de volgende vergadering te voltooien. Het kunnen toevoegen van follow-updata aan de originele vergadering is een goede manier om het proces te automatiseren en meer efficiëntie te brengen naar de volgende vergadering of evenement.
Print de hoofdkalender dagelijks en wekelijks uit en verspreid deze. Dit is optioneel, afhankelijk van de organisatie.
Plaats de kalender op een centrale locatie. Dit kan online zijn, in een gedeeld bestand of op een gedeeld prikbord.
