Een van de vele vormen van de Internal Revenue Service, de W-9 biedt werkgevers de mogelijkheid om belastingbetaler-nummers te verzamelen van werknemers. Volgens de Amerikaanse belastingwetgeving belast de overheid sommige ondernemingen als individuen, in plaats van als zakelijke entiteiten. De vraag of bedrijven een W-9 nodig hebben, hangt af van de specifieke kenmerken van de situatie en het type onderneming in kwestie. De IRS herziet regelmatig de instructies voor het indienen van de W-9.
Formulier W-9
Formulier W-9 voorziet een werkgever van het belastingidentificatienummer van een werknemer. Iedereen die is goedgekeurd voor werk in de Verenigde Staten, inclusief burgers en aliens, heeft dit nummer. Het invullen van het formulier is een relatief eenvoudige onderneming, omdat het niet veel meer nodig heeft dan de naam, het adres, het belastingidentificatienummer, de belastingclassificatie en de handtekening van de persoon in kwestie. Bedrijven dienen deze formulieren niet in bij de overheid, maar houden ze liever bij in medewerkersbestanden als een referentieblad.
Een W-9 indienen bij een bedrijf
Wanneer een bedrijf werk uitbesteedt, vraagt het vaak de uitbestede werknemer om een W-9-formulier in te vullen en terug te sturen ter referentie. Bedrijven gebruiken de informatie geleverd door een W-9 voor belastingdoeleinden. Het fiscaal identificatienummer van een onderaannemer staat bedrijven toe - en elke andere werkgever - om werknemers behoorlijk te betalen en belasten, en alle betalingen aan onderaannemers aan de IRS te melden. Banken kunnen klanten ook vragen om een W-9 in te dienen als bewijs van identiteit en belastingbetalerstatus.
W-9 indienen als een bedrijf
In sommige gevallen moeten bedrijven W-9-formulieren indienen wanneer ze worden gecontracteerd voor werk van andere bedrijven of werkgevers. Wanneer een persoon werkt onder een naamloze vennootschap zoals een S Corporation, C Corporation, partnerschap of eenmanszaak, moet die persoon een W-9 indienen als een bedrijf met het belastingnummer van de onderneming. In dergelijke gevallen moet de W-9 het belastingidentificatienummer bevatten van het bedrijf en niet het individu. Elke persoon die als een bedrijf werkt en een persoonlijk belastingidentificatienummer op een W-9 wil gebruiken voor een specifieke taak, moet het formulier indienen als individu en niet als bedrijf.
Extra informatie
Voor een burger van de Verenigde Staten vormt een belastingidentificatienummer uw sofinummer. Permanente bewoners zonder burgerservicenummers kunnen een belastingidentificatienummer aanvragen bij de IRS. Nieuwe inwoners van de Verenigde Staten moeten vóór aanvang van de werkzaamheden een sofinummer krijgen. Als een bedrijf werk uitbesteedt aan een niet-Amerikaanse burger of ingezetene, kan die persoon een W-8-formulier indienen in plaats van een W-9-formulier.
