Verifiëren en fotokopiëren van de socialezekerheidskaart van een nieuwe medewerker in plaats van gewoon het aantal opschrijven, is een goede zakelijke praktijk. Het kan helpen om fouten te voorkomen, zoals het uitgeven van W-2 loon- en belastingaangiften met onjuiste burgerservicenummers. Als dit gebeurt, corrigeert u de fout in uw administratie en geeft u uw werknemer een nieuw W-2-formulier.
Corrigeer en herdruk
Zodra de fout is ontdekt, voert u het juiste nummer in de loonlijst van de werknemer in om te controleren of dit niet opnieuw gebeurt. Corrigeer vervolgens de fout en druk een nieuw W-2-formulier opnieuw af voor de socialezekerheidsadministratie en de werknemer. Informeer uw werknemer dat hij geen herziene aangifte hoeft in te dienen omdat de fout geen invloed heeft gehad op de inkomsteninformatie.
Formulier invullen W-2C
Als u het W-2-formulier van uw werknemer al hebt ingediend, moet u een gewijzigd W-2C-formulier indienen bij de socialezekerheidsadministratie. Vul alleen het bovenste gedeelte in als alle resterende informatie op het formulier correct is. Voer uw bedrijfsnaam en contactgegevens in vak A, uw federale werkgeversidentificatienummer in vak B en het belastingjaar in vak C. Voer de juiste SSN van de werknemer in vak D. Plaats een vinkje in vak E om aan te geven dat het nummer dat u hebt ingevoerd een gecorrigeerd nummer en voer in vak F het onjuiste nummer in - het nummer dat u oorspronkelijk hebt gerapporteerd.
