Toolbox-vergaderingen, ook wel crew talks of tailgate-vergaderingen genoemd, zijn korte vergaderingen die bedrijven houden om kwesties te bespreken die zich vooral richten op veiligheidsonderwerpen. Toolbox-vergaderingen zijn informeel en worden vaak als eerste beschouwd tijdens de werkweek. Een deskundige facilitator leidt de vergadering en er is een tijd tijdens de vergadering wanneer de verdieping wordt geopend voor algemene discussie over het onderwerp.
Doel
Bedrijven houden toolbox-vergaderingen om veiligheidsissues en gevaren op de werkplek te bespreken. Deze bijeenkomsten zijn een ideale manier om nieuwe concepten of procedures te introduceren en om tijd te bieden voor vragen of discussies met werknemers. Toolbox-vergaderingen bevorderen ook goede relaties tussen werkgevers en werknemers. Zorg ervoor dat werknemers de tijd hebben om zaken te bespreken: wanneer werknemers hun mening krijgen, voelen ze zich mogelijk meer gewaardeerd door het bedrijf.
Details
Een bedrijf kan vrijwel overal een toolbox-vergadering houden. Het kan in een koffiekamer, een site-aanhangwagen of op een parkeerplaats zijn.De facilitator maakt voorafgaand aan de vergadering een agenda om ervoor te zorgen dat de vergadering een specifieke focus heeft. Vervolgens geeft hij deze focus aan het begin van de vergadering door om de aanwezigen te laten weten waar de bijeenkomst over gaat. Deze vergaderingen kunnen het beste 's ochtends als eerste worden gehouden, bij voorkeur op maandag wanneer werknemers na het weekend weer aan het werk gaan; de vergaderingen duren meestal niet langer dan 10 minuten.
Hand-outs
De facilitator van de bijeenkomst geeft de aanwezigen vaak een hand-out, een diagram of een foto van wat hij bespreekt. Dit visuele document helpt de medewerkers het onderwerp beter te begrijpen. Als er geen hand-out te bieden is, kunnen facilitators andere items uitdelen om het punt van de discussie te illustreren, zoals het uitgeven van kleine flesjes water als de discussie gaat over extreme hitte op de werkplek.
overwegingen
Bedrijven plannen vaak toolbox-vergaderingen regelmatig, gewoon om betrokken te blijven bij hun werknemers. Als er geen nieuwe problemen zijn om te bespreken, plant u de vergadering rond het bijwerken van oude problemen of vraagt u uw medewerkers om eventuele problemen te bespreken. Bedrijven moeten elke vergadering opnemen die wordt gehouden met de datum, tijd en locatie. Deelnemers moeten inloggen om een presentielogboek bij te houden. Het verslag moet ook de details bevatten van wat er tijdens de vergadering is besproken.
