In elke zakelijke omgeving is er een groot verschil tussen gewoon samenwerken en samenwerken. Het creëren van een echt collaboratieve omgeving kan echter nog uitdagender zijn op een virtuele werkplek, vooral wanneer teamleden elkaar niet kennen of een andere culturele achtergrond hebben. Desondanks is er, met een beetje knowhow en de juiste tools, echt geen uitdaging die een virtueel team niet kan overwinnen.
Maak een gedeeld begrip
Verhelder eventuele misvattingen die teamleden hebben over wat online samenwerken is en wat het inhoudt. Dit is vooral belangrijk bij mensen die niet gewend zijn online samen te werken. Het doel is om elkaar in realtime te ontmoeten en samen te werken, niet om een stortvloed van e-mails - en e-mailbijlagen - heen en weer te sturen. Hoewel e-mail en andere asynchrone hulpmiddelen, waaronder een gedeelde werkruimte en agenda, documentbibliotheken en discussieborden belangrijk zijn, vereist een echt samenwerkingsomgeving real-time, synchrone interacties.
Definieer rollen, geen taken
Definieer rollen en verduidelijk de outputverwachtingen, maar definieer niet vooraf de stappen die vereist zijn om projectdoelen te bereiken. Keith Ferrazzi, een auteur en de CEO van Ferrazzi Greenlight, een op onderzoek gebaseerd advies- en trainingsbedrijf, zegt dat taakonzekerheid de sleutel is om samen online te werken. Ferrazzi citeert onderzoek dat vond dat online samenwerking toeneemt wanneer teamleden duidelijk gedefinieerde rollen hebben, maar samen moeten werken om te beslissen hoe de doelen van het team worden bereikt.
Breng een collaboratieve mindset tot stand
Stap in en geef anderen - die mogelijk meer gekwalificeerd zijn maar die niet de normale teamlead zijn - een kans om leiding te geven of instructies te geven. Elk lid moet bereid zijn persoonlijke interesses op te offeren en te doen wat het beste is voor het team. Ferrazzi stelt voor om een paar games te spelen, zoals een online, team-based speurtocht of rollenspellen, aan het begin van een project, niet alleen om een gezamenlijke mindset te creëren, maar ook om leiderschaps- en teamworkvaardigheden op te bouwen.
Gebruik de juiste hulpmiddelen
Audio- en videoconferenties, interactieve whiteboards, samenwerkingssoftware voor documenten en instant messaging zijn essentiële hulpmiddelen om de hele dag in realtime te vergaderen en te communiceren met teamleden. Bijvoorbeeld, interactieve whiteboards bieden opties voor tekenen, tekst schrijven en plakken van afbeeldingen, waardoor ze een goede keuze zijn om te brainstormen en presentaties aan te passen. In combinatie met audioconferenties kunnen teamleden zowel zien wie er meedoen als met elkaar praten. Document-samenwerkingstools maken real-time co-authoring en co-editing mogelijk met een of meerdere andere mensen.
