Hoe een budgetvergadering in te stellen

Budgetvergaderingen zijn belangrijk omdat ze u in staat stellen om uw baas of meerderen te laten zien waar uw project staat qua budget. Tijdens de vergadering kunt u mogelijke stijgingen of dalingen van uw toegewezen budget bespreken en manieren voorstellen om de kosten te verlagen om uw budget op schema te houden. Met budgetvergaderingen kunt u uw zaak bepleiten voor meer financiering voor uw project of werk. Algemene budgetvergaderingen bepalen hoe een afdeling of het bedrijf het financieel doet, en stellen doelen en limieten vast voor het beheersen van het geld en om winstgevend te blijven. Het is relatief eenvoudig om een budgetbijeenkomst op te zetten.

Items die je nodig hebt

Conferentie of vergaderruimte
E-mailservice

Bepaal wie de begrotingsvergadering moet bijwonen. Gewoonlijk moet u de CFO, VP van uw bedrijf of andere persoon uitnodigen in het managementteam van het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de financiën. Als u voor een groter bedrijf werkt, moet u de persoon op uw kantoor die het geld beheert uitnodigen, zoals een controller of de manager van de boekhoudafdeling. Nodig ook je baas, de projectmanager en eventuele andere seniormedewerkers uit die verbonden zijn met je project of afdeling.

Controleer de schema's van iedereen die u uitnodigt voor de vergadering. Zoek naar gemeenschappelijke openingen wanneer iedereen volgens schema in de stad en op kantoor moet zijn. Sommige kantoorhulpmiddelen, zoals Microsoft Outlook, bieden u de mogelijkheid planningen en beschikbaarheid van andere medewerkers te bekijken.Als je geen toegang hebt tot de planningen van iedereen, vraag je hun assistenten of de individuen zelf hoe hun aankomende beschikbaarheid eruit ziet.

Kies een duur voor de vergadering, zoals 30 of 60 minuten. Geef voldoende tijd om de budgetinformatie te presenteren en ruimte te laten voor vragen en gesprekstijd. Als je denkt dat je een uur nodig hebt om de budgetinformatie te presenteren, kies dan een duur van 90 minuten om extra tijd te spenderen.

Kies een dag en een tijd voor de vergadering op basis van wanneer iedereen beschikbaar is en de duur van de vergadering. Als uw vergadering 90 minuten duurt, kiest u het eerste tijdstip van 90 minuten als iedereen beschikbaar is.

Stuur een melding voor een vergaderverzoek per e-mail en vraag alle ontvangers om aan te geven of ze het vergaderverzoek accepteren of niet in staat zijn om het te halen. Of stel de vergadering op de ouderwetse manier in door deze persoonlijk te boeken of via de assistent van de deelnemer. Wanneer u de vergadering persoonlijk of per e-mail aanvraagt, geeft u in het kort een overzicht op hoog niveau van de vergaderagenda: bezuinigingen, financiële rapporten, budgetstatus enzovoort.

Verander de vergadering opnieuw als mensen die daar aanwezig moeten zijn, niet aanwezig kunnen zijn. Kies de volgende beschikbare gok wanneer financiële supervisors en andere noodzakelijke mensen beschikbaar zijn voor de geplande duur van de vergadering.

Herinner alle aanwezigen aan die vergadering die week of die ochtend. Als u het vergaderverzoek via e-mail hebt verzonden, kan de software personen automatisch een elektronische melding doen herinneren.