Het verzenden van bedankkaarten aan donoren is belangrijk omdat het de donor zich individueel herkend voelt en de kans vergroot dat de persoon opnieuw zal doneren. Zend deze uit kort nadat u de donatie hebt ontvangen, niet langer dan twee dagen erna. Deze snelle bezorging laat zien hoe efficiënt uw organisatie is en ook hoeveel u de donor dankbaar wilt laten weten.
Toon
Gebruik een persoonlijke, maar professionele toon bij het schrijven van de brief. Je wilt niet dat de donor het gevoel heeft dat het een brief van de overheid is, rigide en onpersoonlijk, maar je wilt niet dat hij het gevoel krijgt dat hij net een donatie heeft gegeven aan een bedrijf dat niet professioneel is. Schrijf op een toon die lijkt op de manier waarop je met je baas zou praten op de eerste werkdag, persoonlijk maar professioneel.
Formaat
Het formaat van de brief is vergelijkbaar met het formaat van een zakelijke brief. Elke nieuwe alinea gaat op een nieuwe regel en er wordt een regel tussen geplaatst. Er worden geen inkepingen gebruikt. Begin met de datum, dan het adres van de donor op een andere regel, dan uw aanhef en het bericht. Je kunt dezelfde brief gebruiken voor elke donor, maar maak het persoonlijk door de naam van de donor in elke brief te veranderen, zodat ze het gevoel heeft dat het aan haar is geschreven, niet alsof ze een massale mail-out heeft gestuurd.
Inhoud
Elke organisatie kiest zijn inhoud anders. Sommigen praten graag over hoeveel geld er is opgehaald, terwijl anderen denken dat dat opscheppen is. Een manier om dit te omzeilen is om te stellen dat uw organisatie het doel voor fondsenwerving heeft bereikt met het voordeel en of het is overschreden of niet. Een korte samenvatting van waar het geld naartoe gaat, is een andere optie om in de inhoud op te nemen. Bespreek ook kort hoe de uitkering in het algemeen verliep. Hou het kort.Een korte paragraaf om de donor te bedanken en een andere om te vertellen hoe de fondsenwerver verliep en hoe de middelen worden toegewezen, is alles wat nodig is.
lay-out
De lay-out voor de bedankkaart moet eenvoudig zijn. Sierlijke kaarten met toeters en bellen kunnen de donor doen afvragen waar zijn donatie echt naartoe gaat. Als u illustraties van uw organisatie kunt gebruiken, plaatst u die op de voorkant van de kaart met een eenvoudige bedankkaart en de boodschap erin. Een voorbeeld van dit soort illustraties is als uw organisatie met kinderen werkt en een foto van een van hun tekeningen op de voorkant van de kaart plaatst.
