Elke keuze die wordt gemaakt bij het runnen van een onderneming kan van invloed zijn op het bedrijfsresultaat, maar soms wordt verandering afgedwongen door bedrijven en besluiten worden over het proberen het beste uit een slechte situatie te halen. In deze gevallen onderzoekt de pragmatische bedrijfseigenaar welke gevolgen zich kunnen voordoen en hoe verschillende reacties de uitkomst kunnen beïnvloeden. Om dit te doen, gebruiken ze impactanalyse.
Wat is impactanalyse?
Impactanalyse is de spreekwoordelijke "blik voordat je springt", de "wat als" die een roekeloze beweging stopt die kan voortkomen uit reflexmatige reacties op verandering.
Als een bepaald aspect van uw bedrijf wordt verstoord, wat zijn dan de gevolgen? Wat is uw invloed op uw team, uw budget, uw winst, uw verliezen en uw toekomst? Een impactanalyse is een formele manier om gegevens en veronderstellingen te verzamelen ter ondersteuning van de voors en tegens bij elke verandering of verstoring van uw bedrijf. Een goede impactanalyse helpt u bij het identificeren van herstelstrategieën, preventiemethoden of manieren om de gevolgen voor het bedrijf te verzachten.
Storingen kunnen zich in vele vormen voordoen: van overstroming na een orkaan tot iets eenvoudiger, zoals een vertrouwde sluitingswinkel voor leveranciers. Of de verstoring nu groot of klein is, het heeft allemaal een impact. Maar van oudsher werd impactanalyse beschouwd als "bedrijfscontinuïteitsbeheer", een onmisbare stap in noodherstel, waarbij meer significante gevolgen worden gevoeld.
Waarom u een bedrijfseffectbeoordeling moet doen
Impactanalyse wordt meestal voltooid wanneer er een negatieve impact of ontbering is waarmee moet worden geconfronteerd en waarbij resoluties worden gevonden, vaak in het geval van een ramp of andere plotselinge en onvoorziene gevolgen. Herstel van dergelijke problemen kan vaak op verschillende manieren worden bereikt, maar als de volledige omvang van de gevolgen niet bekend is, is er mogelijk geen goede basis voor het nemen van goede voornemens. De analyse is bedoeld om de kansen te veranderen door een beter algemeen inzicht te bieden voordat actie wordt ondernomen.
Vaak wordt onvoorziene verandering een bedrijf opgedrongen, wat betekent dat er geen voorbereiding op is. Misschien veranderen de burgerwetten met betrekking tot kantooruren of bestemmingsplannen. Misschien is een locatieverandering nodig na een onverwachte, dramatische huurverhoging of een massale saneringsramp. Misschien is de supply chain verstoord.
In al deze gevallen kan impactanalyse het management helpen de werkelijke kosten van de situatie waarin ze zich bevinden en hoe ze verder kunnen gaan, te begrijpen.
Het is geweldig dat impactanalyse helpt in deze situaties, maar het is zo'n nuttig hulpmiddel dat het niet gedegradeerd moet worden om alleen in noodgevallen te worden gebruikt. Wanneer een belangrijke verandering voor een bedrijf staat, kan impactanalyse helpen om duidelijkheid te scheppen voordat er impactvolle beslissingen worden genomen.
Uiteindelijk, waarom u zakelijke impactbeoordelingen nodig hebt, komt neer op de realiteit dat effecten zelden alleen op de bedrijfsresultaten worden gevoeld. Ze beïnvloeden merk, vertrouwen, loyaliteit, reputatie en andere aspecten die niet zwart en wit zijn, wat langdurige gevolgen kan hebben.
Waarop moet u letten bij een impactanalyse
Effectbeoordeling zou eenvoudiger zijn als het alleen om geld gaat, maar er is veel te doen met betrekking tot verandering en herstel na calamiteiten bij uw bedrijf.
Hoewel een analyse van de bedrijfseffecten enigszins uitgebreid moet zijn, is het belangrijk om niet overboord te gaan en een overvloed aan beoordelingscategorieën te creëren. Te veel gegevens die te weinig worden verspreid, kunnen de wateren modderig maken.
Neem in plaats daarvan een overzicht dat de impact verdeelt tussen 'kwantitatieve' en 'kwalitatieve' effecten. Kwantitatief is alles wat winst en verlies beïnvloedt vanuit een perspectief van geld in / uit. Dit omvat dus inkomstenderving, stijgingen van de bedrijfskosten en eventuele sancties, boetes of sancties die het gevolg zijn van de impact. Kwalitatieve beoordeling gaat meer over de rest ervan - hoe het de klant beïnvloedt, hoe het het sentiment voor het merk verandert, eventuele schade of krediet aan de reputatie van het bedrijf en zelfs of facturen snel kunnen worden betaald om een goede reputatie bij leveranciers te behouden.
Er zullen voor de hand liggende categorieën zijn die bijna elke effectbeoordeling zou moeten omvatten, zoals stijgingen van bedrijfskosten, omzetverliezen en merk- of reputatieschade. Maar andere bestudeerde gebieden moeten de kernmissie van het bedrijf weerspiegelen.
Stel dat het een dokterspraktijk is die een overstroming heeft gehad. Misschien zou het kantoor open kunnen blijven ondanks de schade, maar als het deeltjesvervuiling in de lucht veroorzaakt of de warmte of het comfort van de wachtruimte aantast, dan is het belangrijk om veiligheid en beveiliging voor de patiënten te overwegen. Dat is ook impact. Maar te lang stoppen en uitgestelde diensten kunnen voor sommige klanten gevaarlijk zijn - toch zou deze factor tijdens impact in bijvoorbeeld de zomermaanden veranderen wanneer veel patiënten op vakantie zijn versus in november wanneer iedereen weer aan het werk is en school als het griepseizoen woedt.
Impactanalyseparameters variëren sterk, afhankelijk van het bedrijfstype, dus het is belangrijk dat u begrijpt welke externe factoren kunnen en zullen beïnvloeden hoe uw specifieke bedrijf gedijt of faalt. Weet dit, kies drie of vier categorieën voor elke kwantitatieve en kwalitatieve effectbeoordeling en maak gedetailleerde aantekeningen overeenkomstig. Zorg er daarbij voor dat u actuele of recente gegevens gebruikt en dat u samenwerkt met andere managers of medewerkers voor hun observaties of inzicht, aangezien hun inbreng waardevol kan zijn voor uw strategieën.
Drie belangrijkste impactcategorieën
Als u een zakelijke impact ondervindt, zal dit waarschijnlijk uit een van de drie categorieën komen:
- Een daarvan is een verlies dat een gebouw of winkel treft en dat kan worden veroorzaakt door brand, rampen, waterschade en andere situaties die voldoende schade veroorzaken voor verstoring van het bedrijf.
- Twee zijn storingen in gegevens en technologie waarbij u computersystemen bent kwijtgeraakt, of u hebt ernstige defecten ondervonden in de technologie of machines die u helpen uw dagelijkse activiteiten uit te voeren.
- Drie zijn een verlies van personeel en andere middelen die kunnen worden veroorzaakt door, bijvoorbeeld, wijdverspreide ziekte of het effect van een doorvoerstaking die aan de gang is.
Niet-opkomende effectbeoordelingen uitvoeren
Soms is het uitvoeren van impactanalyses na de ramp als het leren zwemmen na het vallen van een boot - het is niet ideaal.
Het uitvoeren van effectbeoordelingen voordat rampen gebeuren is net zoiets als veilig rijden, waarbij je altijd moet weten wat de bestuurder met twee auto's voor je doet, niet alleen degene voor je. Het bereidt je voor, dus je bent klaar om te handelen als er dingen gebeuren.
Door dingen te begrijpen, zoals de kosten en de gevolgen voor mogelijke onderbrekingen, zoals overstromingen en omslag in de toeleveringsketen, kunt u noodplannen maken, zodat u actie kunt ondernemen in plaats van uit te zoeken waar u aan toe bent. Voor grotere bedrijven kan preventieve impactanalyse de dag redden als dingen opzij gaan. Gevallen zoals overstromingen, ijsstormen en problemen met leveranciers kunnen allemaal van tevoren worden gepland en impactanalyse kan helpen.
Vaak gebeurt er een schok met een waarschuwing. Misschien heeft een leverancier laten vermoeden dat ze misschien niet in staat zijn om u een bepaald merk product te leveren of een soort dienst waar u afhankelijk van bent geworden. Door een bedrijfseffectrapportage uit te voeren, kunt u mogelijk vaststellen welke acties ideaal zijn als deze verandering plaatsvindt. Misschien beseft u dat u de genoemde wijziging niet kunt accepteren, zodat u een nieuwe provider kunt vinden en mogelijk met hen kunt onderhandelen. Misschien leert u dat uw vertrouwde leverancier een alternatief vindt, zodat u kunt beoordelen of dit voor u en uw klanten zal werken.
Navigeren in Noodeffectbeoordelingen
Impacten zijn bedreigingen voor uw bedrijf en het hebben van plannen voor het maken van dreigingsplannen maakt deel uit van een slimme bedrijfseigenaar zijn. Maar wat als het is wat zij een "zwarte zwanengebeurtenis" noemen - iets wat u niet kunt voorzien, wat volledig onvoorspelbaar en onverwachts is? Hoe pak je de stukken op en begrijp je wat er echt op het spel staat?
Behalve Black Swan-evenementen, zijn de andere opties dat je voor een crisis staat, zowel bekend als voorbereid, of het is iets dat bekend is maar onvoorbereid is.
Hoe het ook zij, je zult in actie moeten vliegen. Je hebt steady-minded mensen nodig aan het roer zodat je kunt uitvogelen wat je vervolgens moet doen.
Al deze situaties betekenen dat tijd cruciaal is en dat actie nodig is om inkomstenderving tegen te gaan en bedrijfsonderbrekingen langer dan nodig te voorkomen. Door systemen te hebben voor het back-uppen van gegevens buiten de site om toegang te houden tot zaken als leveranciers, personeel en andere contacten die u nodig hebt tijdens impactherstel, kunt u aanzienlijk sneller opstarten.
In moeilijke situaties, weet dat sommige deskundigen dit voor de kost doen. Contact opnemen met een bedrijf dat zich bezighoudt met crisisbeheersing kan u helpen de eerste schok te doorstaan en een sneller actieplan voor het doen van triage te formuleren. Het kan duur zijn, maar je moet dat afwegen tegen de extra kosten die kunnen worden geleden als je alleen nog maar probeert uit te vinden waar je alleen moet beginnen.
Impactanalyse: een case study
Hier is een voorbeeld van een niet-opkomende situatie die baat heeft bij het uitvoeren van een impactanalyse voordat wordt gereageerd op slecht nieuws.
Stel je voor dat je een coffeeshop runt in een drukke hoek. Het nieuws komt erop neer dat regionale transitoverheden een nieuwe buslijn hebben goedgekeurd die parallel loopt aan uw winkelfront. Het bovengrondse bouwplan geeft aan dat het werk in verschillende mate kan worden voortgezet gedurende twee jaar. Het betekent dat er voor een groot deel van die tijd een metalen barrière aan weerszijden van de straat zal zijn, waardoor cross-streetverkeer meer dan een mijl wordt geblokkeerd. Hier en daar kunnen voetgangers oversteken, maar geen auto's; maar zelfs voetgangers zullen moeite hebben. Het hele gebied zal naar verwachting verlies lijden en veel van uw collega's denken aan verhuizen.
Dus het dilemma is, blijf je, of ga je? Als je blijft, heb je over twee jaar een uitstekende winkel met waarschijnlijk meer zaken dan je ooit eerder hebt gehad, want het wordt een doorvoerknooppunt. De halte zal daar zijn, en een nieuwe eindbestemming supermarkt is klaar aan de overkant van de straat. Maar in de tussentijd zult u te maken krijgen met een dramatisch zakelijk verlies. Niet meer drive-by mensen stoppen voor koffie en heel weinig mensen van buiten de barrière. In welke mate zal uw bedrijf lijden?
Aan de andere kant, verplaatsen zou duur zijn. Je zou een locatieanalyse moeten uitvoeren, vergunningen en zelfs nieuwe visitekaartjes en briefpapier moeten krijgen. Je verliest klanten voor de lange termijn die afhankelijk zijn van jouw gemak of gewoonte. Je zou in een nieuwe wijk op de markt moeten brengen. Er zouden bouwkosten zijn. Aan de andere kant, het blijven waar je bent zou betekenen dat je dieharde locals - je kernmecenassen - zou houden en waarschijnlijk mecenaat zou krijgen van degenen die aan de buslijn werken. Wanneer het werk escaleert en het bedrijf in de zomer vertraagt, kun je de winkel opknappen, omdat het bedrijf hoe dan ook verlies zou lijden, en binnen twee jaar zou je net op tijd voor nieuwe klanten een frisse blik hebben.
Hier geeft een impactanalyse u een goed idee van wat u verliest in vergelijking met wat u van beide scenario's hebt gekregen. Misschien beslis je dat het voordeel van bewegen niet opweegt tegen de kosten om dat te doen en blijven blijft het meest logisch. Nu kunt u een strategie vormen. Onderhandel met de verhuurder over een lease-korting voor het niet weggaan tijdens de bouw, plus cement dat een goede deal is voor een langetermijnlease voor de levensduur van een postbus. Misschien uren inkorten, personeel inkorten en het budget aanpassen. Met een minder hectische winkel zou dit de perfecte tijd zijn om meer gemeenschapsbereik te bieden of om die open-mic-avond te beginnen waar je altijd al aan hebt gedacht, zodat je het zaad kunt planten voor meer diverse bedrijven wanneer de constructie afloopt.
Impactanalyse is slim beheer
Hoewel de impactanalyse aanvankelijk kan worden geboren uit disaster recovery, is de realiteit dat het ook kan worden gebruikt om desastreuze beslissingen te voorkomen. Zullen veranderingen die u onderneemt leiden tot slechts minimale winst terwijl u geld kost om te implementeren? Zullen uw merk en reputatie eronder lijden, en eventuele financiële besparingen die deze veranderingen kunnen hebben tegengaan?
Door van de gelegenheid gebruik te maken om consequenter rekening te houden met de gevolgen en de uitbetalingen van het aanbrengen van wijzigingen in uw bedrijf, of door analyses te gebruiken om ongewenste effecten te beperken, kunt u onverwachte voordelen ontdekken - of voorkomen dat een al-ongelukkige situatie wordt samengesteld. Hoe dan ook, impactanalyse is gewoon een ander slim wapen in het arsenaal van een goed voorbereide ondernemer of manager.
