Gedurende vele eeuwen zijn contracten de universele manier geworden om een juridisch bindende overeenkomst tussen twee partijen tot stand te brengen. Contractbeheer omvat het beheren van de relaties tussen de entiteiten, zoals klanten, partners, leveranciers of personeel. Procedures bevatten details over onderhandeling, implementatie, beëindiging en vernieuwingsactiviteiten.
Procedure Elementen
Uw doel bij contractbeheer is winst te maximaliseren en het risico te minimaliseren. Duidelijk gedefinieerde procedures vergemakkelijken de coördinatie tussen de betrokken partijen. Commerciële contracten omvatten facturen, inkooporders en partnerschapsovereenkomsten. Implementeer contractbeheerprocedures met behulp van computer softwaresystemen of eenvoudig gedocumenteerd als een handleiding.
Uw procedures moeten definiëren hoe vereisten voor producten of services worden gespecificeerd. Het naleven van contractspecificaties vormt vaak de basis voor het bepalen van de kwaliteit. Verschillende zakelijke eisen veroorzaken wijzigingen in contracten, zoals toegestaan door de procedures voor contractbeheer. Zet uitgebreide procedures voor contractbeheer in, zodat als betwiste facturen en onverwerkte verplichtingen zich voordoen, ze sneller worden opgelost omdat uw contracten solide zijn.
Zorg ervoor dat u de statuten en voorschriften naleeft die van toepassing zijn op de contracttaal en de rechten en verantwoordelijkheden van de betrokkenen. Terwijl eens een eenvoudige handdruk juridisch bindend werd geacht, vertrouwen moderne bedrijven nu op een reeks wettelijke documenten om zaken te doen. Documenteer hoe u vier hoofdtypen van contracten kunt genereren: vast geprijsde, kosten terugbetaalbare, gedeeltelijk gedefinieerde en briefovereenkomsten. Procedures voor contractontwikkeling en -beheer voor elk type moeten aangeven hoe de prijs moet worden opgesomd, het bereik kan worden bepaald, het leverschema kan worden bepaald, het risico voor elke partij kan worden bepaald en eventuele lopende zakelijke relaties moeten worden beschreven (indien relevant).
Bereid je voor op het omgaan met verschillende scenario's. Voor contracten met een vaste prijs moeten aanvullende procedures verzachtende voorwaarden specificeren, zoals hoe het contract moet worden geschreven als de exacte hoeveelheid materialen niet bekend is of de activiteit zich over een lange periode uitstrekt. Sommige industrieën, zoals de bouwsector, hebben prikkels in contracten om de operationele doeltreffendheid te motiveren. Procedures die verband houden met kosten terugbetaalbare contracten bepalen hoe voorwaarden moeten worden gespecificeerd, zodat de koper het financiële risico van de verkoper overneemt door in te stemmen met een prijs die (meestal) alle kosten plus een vergoeding dekt. Regels voor het monitoren van dit soort contracten (meestal gebruikt door non-profitbureaus of zakenpartners waarvoor financieel gewin niet het primaire doel is) bevatten duidelijke verwachtingen. Stel ook procedures op voor gedeeltelijk gedefinieerde contracten en briefovereenkomsten. Investeren tijd en moeite in het ontwikkelen van uitgebreide procedures zorgt ervoor dat uw bedrijfsactiviteiten soepel verlopen.
