Voorraadbeheer is het proces dat bedrijven gebruiken om de verschillende producten die aan consumenten worden verkocht te bestellen, ontvangen, administreren en beheren. Bedrijfseigenaren en managers concentreren zich op deze activiteit, omdat voorraad doorgaans de op een na grootste uitgaven vertegenwoordigt in een bedrijf achter de loonlijst. Beleid en procedures helpen bedrijven om de verschillende producten in hun faciliteiten actief te beheren. Hoewel standaard beleid en procedures bestaan voor voorraadbeheer, hebben eigenaren en managers een zekere vrijheid om normen voor hun eigen bedrijf te ontwikkelen.
Inkoop
Inkoop is het inkoopproces dat individuen moeten gebruiken om voorraad te bestellen en te ontvangen. Bedrijven vereisen doorgaans dat individuen een inkooporder met toestemming van een manager hebben voordat ze de voorraad bestellen. Een inkoopmanager is verantwoordelijk voor het controleren van de inkooporder om ervoor te zorgen dat deze autorisatie en andere informatie met betrekking tot de kosten van gekochte items bevat. Terwijl grotere organisaties individuen kunnen inhuren om op de inkoopafdeling te werken, hebben kleinere bedrijven vaak de bedrijfseigenaar om deze functie uit te voeren.
Voorraad waarderen
Voorraad waarderen is het beleid waarbij voorraad eerst wordt verkocht en uit het boekhoudingsboek wordt verwijderd. Methoden zijn first-in, first-out (FIFO), last-in, first-out (LIFO) en de gewogen gemiddelde methode. FIFO vereist dat bedrijven eerst oudere voorraad verkopen, waardoor duurdere voorraden in het grootboek achterblijven en de bruto winst van het bedrijf tijdens een boekhoudperiode toeneemt. LIFO is het tegenovergestelde van FIFO; daarom heeft het de tegenovergestelde effecten in het boekhoudingsboek. De gewogen gemiddelde methode vereist niet dat oudere voorraad eerst wordt verkocht, omdat voorraadkosten telkens opnieuw worden berekend wanneer het bedrijf de voorraad inkoopt.
Voorraadboekhoudsysteem
Een voorraadboekhoudsysteem is de specifieke procedure die een bedrijf gebruikt om zijn boekhoudkundig grootboek bij te werken. De twee soorten systemen zijn periodiek en eeuwigdurend. Periodieke systemen beginnen met een beginsaldo en alleen recordaankopen, verkopen of aanpassingen op maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse basis. Het eeuwigdurende systeem begint met het beginsaldo van de voorraad en werkt de voorraad bij na elke inkoop-, verkoop- of voorraadaanpassing. Bedrijven maken hun beleid afhankelijk van hun bedrijfsmodel.
Fysieke controles
Fysieke bedieningselementen hebben betrekking op hoe een bedrijf voorraadartikelen opslaat en telt. Opslag is belangrijk omdat bedrijven hun inventaris moeten beveiligen tegen verlies, diefstal en misbruik van medewerkers. Dit kan het beperken van toegang omvatten, waardevolle producten blokkeren en tracking-apparaten gebruiken. Bedrijfseigenaren en -managers moeten ook periodieke tellingen gebruiken om het aantal items bij de hand te verifiëren. Cycle counts-telling van een specifiek aantal items per dag of per week-en jaarlijkse voorraadtellingen zijn de meest gebruikelijke fysieke telmethoden in de zakelijke omgeving.
