Sommige bedrijven hebben personeel of bezoekers nodig om identificatiekaarten (ID) te dragen, meestal ter beveiliging of ter verantwoording. Het maken van uw eigen kaarten kan economisch en handig zijn. Maak je geen zorgen - in dit kader ID-kaarten maken is legaal. Denk in termen van een verslaggever die een perskaart krijgt van een autoriteitsfiguur voor toegang tot een plaats delict, en niet een minderjarige persoon die een nep-ID maakt om in een nachtclub te komen.
Hoe gedetailleerd de kaarten van uw bedrijf moeten zijn, hangt meestal af van de complexiteit van uw bedrijf of organisatie. Om eenvoudige of enigszins ingewikkelde kaarten te maken, beschikt u waarschijnlijk al over de meeste benodigde materialen in uw kantoor of aanvoerruimte. Als u echter een groot aantal lidmaatschapskaarten maakt of als u sterk beveiligde identiteitskaarten nodig hebt, is het waarschijnlijk verstandig - of zelfs noodzakelijk - om te investeren in een commerciële printer of programma.
Basisbadge voor bezoekersbadges maken
Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent of een non-profitorganisatie hebt en zelden bezoekerskaarten hoeft op te geven, heeft het weinig zin om uitgebreide of dure producten te gebruiken. In sommige gevallen zijn kostenbesparingen een sleutel tot overleven. Om de kosten laag te houden, kunt u eenvoudig de naamlabels en pennen van de peel-and-stick uitdelen en kunnen bezoekers hun eigen naam laten opschrijven. Tags die voor dit doel zijn ontworpen, hebben een kleverige kant die de stof niet zal beschadigen wanneer ze uit een hemd of jasje worden verwijderd.
Eenvoudige personeel-ID-kaarten maken
Wat personeelskaart betreft, is het slim om te gaan met iets duurzaams voor dagelijks gebruik. Hoewel u kaarten kunt ontwerpen met een standaard tekstverwerker en ze vervolgens kunt overbrengen naar geschikt zwaar papier met behulp van een printer, moeten ze worden beschermd tegen slijtage of beschadiging in een badgehouder. Pas het formaat van de kaart aan de houder aan. Badgehouders worden standaard geleverd met clips of magneten om ze op hun plaats te houden op een shirt of jasje.
Houd bij het maken van individuele kaarten voor personeelsleden relevante informatie bij. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de bedrijfsnaam of het logo bovenaan de kaart af te drukken, de afbeelding van het personeelslid in het midden te kopiëren en de naam en titel of positie van elke persoon eronder toe te voegen.
ID-kaartsoftware gebruiken
In plaats van een tekstverwerker te gebruiken, verkies je misschien liever ID-kaartsoftware gratis online of met een betaald abonnement - normaal krijg je meer functies door te upgraden naar betaalde softwareversies, dus onderzoek de opties. Naast dat u de namen, foto's en titels van kaarthouders kunt toevoegen, wordt sommige software geleverd met ontwerphulpmiddelen om afbeeldingen toe te voegen, een functie voor het beheren van kaarthoudersrecords en klant- of technische ondersteuning. Hoe u de software gebruikt, verschilt per merk, maar na het downloaden of starten van het programma, zult u:
- Volg de aanwijzingen om een sjabloon te selecteren of een aangepast ontwerp te maken
- Voeg tekst en vormen toe
- Voeg afbeeldingen en een streepjescode toe, indien van toepassing
- Sla je werk op
- Print of bestel kaarten online.
Hoe een printer met een commerciële ID te kiezen
Complexere bedrijven die een groot aantal lidmaatschapskaarten afgeven - zoals fitnesscentra of bedrijven met een hoge beveiliging die de toegang beperken - moeten overwegen te investeren in een commerciële printer die is ontworpen voor het maken van identiteitskaarten. Onderzoek verschillende van dergelijke drukmachines om een te verfijnen met alle functies die uw onderneming vereist, zoals:
- Een streepjescode of gecodeerde magnetische strip om te gebruiken met kaartlezers of om deuren te ontgrendelen.
- Nabijheids- en toegangscontrole om toegang tot parkeerterreinen, liften en kantoren toe te staan of te weigeren.
- Een dubbelzijdige functie, zodat u de informatie van de kaarthouder aan de ene kant en de disclaimer van uw bedrijf aan de andere kant kunt afdrukken.
- Een programma dat gegevens en foto's uit een werknemersdatabase kan importeren om het proces sneller en efficiënter te maken.
- Technische ondersteuning, bij voorkeur live, 24/7.
Voorraad op accessoires
Nadat u hebt besloten welk type ID-kaart u, uw medewerkers, werknemers en bezoekers zullen gebruiken, zoekt u naar geschikte accessoires die bij hen passen.U heeft bijvoorbeeld lanyards, polsbanden, badgehouders, haspels of clips of eenmalige bezoekersbadges nodig. Om naamsbekendheid te vergroten, kunt u kiezen voor aangepaste accessoires, zoals draaglijnen met uw bedrijfsnaam, bedrijfskleuren of logo.
