Ondanks de verspreiding van internet zijn bedrijven en particulieren nog steeds afhankelijk van faxmachines om handgeschreven, ondertekende en anders niet-elektronische documenten van de ene naar de andere locatie te verzenden. Een fax kan bijna overal, via internet of met een traditioneel faxapparaat worden verzonden. Om een fax te ontvangen, wilt u echter een speciaal faxnummer.
Bepaal welk soort faxnummer geschikt voor u is
Dankzij een overvloed aan internetfaxservices valt de ontvangst van faxen nu onder een van de drie belangrijkste methoden: ontvangen op een fysiek faxapparaat, ontvangen via internet of ontvangen in voicemail. Als u van plan bent om uw faxen te ontvangen via uw bestaande voicemail, hebt u geen afzonderlijk faxnummer nodig aangezien uw voicemail automatisch binnenkomende faxoproepen detecteert.
Bepaal of online faxen geschikt voor u is. Online faxen heeft een duidelijk voordeel ten opzichte van fysieke faxmachines: u kunt uw faxen altijd en overal in de wereld ontvangen. Bovendien bieden veel online faxdiensten opslag waarmee u uw ontvangen faxen netjes kunt opslaan. In tegenstelling tot een faxapparaat kunt u over het algemeen geen fax verzenden vanaf een online service zonder eerst een document naar een afbeelding op uw computer te converteren. Als u niet vaak faxen hoeft te verzenden en deze elektronisch wilt ontvangen, gaat u naar Paragraaf twee voor stappen voor het ontvangen van een online faxnummer.
Bepaal of een faxmachine geschikt voor u is. Het hebben van een fysiek faxapparaat bij u thuis of op kantoor kan best handig zijn, vooral als u vaak een fax verzendt. Uw fysieke faxmachine kan inkomende faxen afdrukken, zodat u een fysieke kopie hebt van wat u hebt ontvangen, waardoor ze ideaal zijn voor het bijhouden van documenten en belangrijke documenten. In tegenstelling tot een online service kan het zijn dat een faxapparaat af en toe onderhoud nodig heeft en regelmatig inkt of toner bijvult. Als u een fysiek faxapparaat hebt en een nieuwe faxlijn nodig hebt, gaat u door naar Deel Drie voor stappen om een faxnummer voor uw fysieke faxapparaat te ontvangen.
Online faxdiensten
Bepaal welk type online faxservice voor u geschikt is. Online een fax ontvangen is nu gemakkelijker dan ooit, met een grote verscheidenheid aan online faxdiensten die concurreren voor het bedrijfsleven. Hoewel veel diensten een klein bedrag in rekening brengen om een faxnummer voor een bepaalde tijd te bewaren, staan veel on-demand-services gratis gebruik van een nummer en een onbeperkt aantal faxbewijzen toe. Als u slechts een paar faxen over een korte periode wilt ontvangen, zou een gratis faxservice in orde moeten zijn, hoewel uw nieuwe faxnummer mogelijk afwijkt van uw zendtelefoon. Als u een professionele, langlopende online faxlijn met een lokaal nummer wilt behouden, wilt u misschien een betaalde service volgen om de stabiliteit te waarborgen.
Ontvang een gratis faxnummer. Als u besluit om u aan te melden voor een gratis faxnummer, is deze service beschikbaar bij verschillende leveranciers, zoals FaxDigits.com. Om u aan te melden voor een gratis account, gaat u naar www.FaxDigits.com en klikt u op 'Aanmelden voor gratis service'. Na het invullen van enkele basisinformatie zoals uw naam en adres, stuurt de service uw nieuwe, gratis nummer rechtstreeks naar uw e-mailbox.
Ontvang een betaald faxnummer. Voor oplossingen voor de langere termijn zijn betaalde online faxdiensten zoals eFax zowel populair als stabiel. Om een betaald nummer te krijgen, gaat u eenvoudig naar www.EFax.com, klikt u op "Faxnummer", voert u uw postcode in en klikt u op "Go". Als u zich in een grootstedelijk gebied bevindt, vraagt de website u om uw netnummer te selecteren; anders wordt u gevraagd om een aantal elementaire identificatiegegevens. Na het invullen van deze informatie (en natuurlijk het verstrekken van uw creditcardnummer), bezorgt het systeem uw nieuwe lokale faxnummer in uw mailbox.
Voor fysieke faxmachines
Als u faxen wilt verzenden en ontvangen, moet uw faxapparaat zijn aangesloten op het openbare geschakelde telefoonnetwerk (PSTN). Om deze connectiviteit en uw faxnummer te krijgen, moet u een lijn laten installeren door uw lokale telefoondienstverlener.
Neem contact op met uw telefoonmaatschappij. Verschillende lokale telefoonbedrijven hebben verschillende methoden om contact met hen op te nemen. In veel landen kan het bedrijf snel en gemakkelijk worden bereikt door simpelweg "6-1-1" te kiezen vanaf uw vaste telefoon. Andere bedrijven, zoals EMBARQ en VoIP, leveren Vonage, vereisen dat ze een gratis nummer bellen om hun kantoor te bereiken. Als het kiezen van 611 vanaf uw telefoon u niet verbindt met het kantoor van uw lokale telefoonmaatschappij, kunt u het nummer in uw lokale telefoonboek vinden.
Vraag nieuwe service aan. Wanneer u een vertegenwoordiger bij uw lokale telefoonmaatschappij bereikt, wilt u een nieuwe telefoonlijn aanvragen voor uw faxapparaat. Als uw account bij de telefoonprovider een zakelijke account is, kan u worden gevraagd om bepaalde accountgegevens op te geven om te verifiëren dat u geautoriseerd bent om namens uw bedrijf bestellingen te plaatsen. Als u thuis een faxlijn installeert, worden er mogelijk enkele persoonlijke verificatievragen gesteld om te controleren of u werkelijk bent wie u zegt dat u bent. Hoewel dit proces frustrerend kan lijken, onthoud dan dat deze vertegenwoordigers zich in een callcenter bevinden, soms honderden kilometers verderop, en u fysiek niet kunnen zien of weten wie u bent.
Vraag alleen faxservice aan. Nadat de vertegenwoordiger van het telefoonbedrijf uw identiteit heeft geverifieerd, kan ze proberen extra functies aan te bevelen voor uw nieuwe lijn. Veel vertegenwoordigers van telefoonmaatschappijen hebben een verkoopquotum en proberen herhaaldelijk om diensten op uw nieuwe faxlijn te "upsellen". Omdat de meeste van deze services niet worden herkend door uw faxapparaat en uw faxtransmissie zelfs kunnen onderbreken, moet u ervoor zorgen dat de vertegenwoordiger weet dat u de lijn voor een faxmachine gaat gebruiken en geen extra services nodig hebt.
Ontvang uw faxnummer. Zodra de vertegenwoordiger uw bestelling heeft geplaatst, zal zij u uw nieuwe faxnummer bezorgen, dat u vervolgens kunt toevoegen aan visitekaartjes, marketingmateriaal of andere documenten. Aangezien het telefoonbedrijf de lijn fysiek moet verbinden, kan het enkele dagen duren voordat uw service volledig is geactiveerd en klaar is voor gebruik.
Tips
-
Uw faxen ontvangen op een fysiek faxapparaat heeft zowel voor- als nadelen in vergelijking met het online ontvangen van faxen. Bij het verbinden van een fysiek faxapparaat met het telefoonnetwerk, kunt u ervoor zorgen dat u uw faxen op een vaste, langetermijnfaxlijn ontvangt en kunt u faxen over dezelfde lijn verzenden. Dit betekent ook dat u uw faxen niet online kunt achterhalen als deze bijvoorbeeld u bent weg van uw huis of kantoor. Met een online faxservice kunt u ook uw ontvangen faxen netjes bewaren zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over fysieke kopieën. Voordat u zich abonneert op een faxservice, moet u zorgvuldig evalueren welke faxoptie geschikt voor u is. Sommige mensen kiezen er zelfs voor om zowel een fysiek faxapparaat als een online dienst te hebben.
