Een formulier W4 staat bekend als het roerende goedkeuringscertificaat van de werknemer. Werkgevers moeten werknemers een W4 geven om te voltooien bij indiensttreding. De W4 helpt de werkgever om te bepalen hoeveel federale inkomstenbelasting het loon van werknemers moet inhouden. Bijgevolg moet de werknemer zijn aanvraagstatus en het aantal emissierechten op de W4 aangeven. De werkgever moet de W4 bewaren.
Download de W4 van de IRS-website. Gebruik de koppeling "Formulieren en publicaties" voor toegang tot de W4. U moet Adobe Acrobat op uw computer geïnstalleerd hebben om het formulier te kunnen downloaden en afdrukken. De W4 is beschikbaar in het Engels en Spaans.
Geef werknemers met de status van burgerschap de W4 voor het juiste belastingjaar. Werknemers moeten een nieuwe W4 krijgen wanneer ze worden aangenomen en wanneer ze federale inkomstenbelastingwijzigingen moeten doorvoeren.
Geef werknemers met niet-inwonende buitenaardse statusinstructies voor formulier 8233 voordat ze hen een formulier W4 geven om te voltooien. De instructies zijn beschikbaar op de IRS-website. Niet-Amerikaanse. burgers hebben mogelijk verschillende richtlijnen voor het achterhouden van burgers van de VS.
Leg aan werknemers uit hoe belangrijk het is om de W4 goed en eerlijk af te ronden. Als u bijvoorbeeld meer personen ten laste neemt dan waar ze echt recht op hebben, kan dit ertoe leiden dat zij de IRS verschuldigd zijn als het tijd is om inkomstenbelastingen in te dienen.
Sla de papieren W4 op in de personeelsmap van de werknemer, in een beveiligd gebied. Maak een elektronisch archiveringssysteem. Scan en bewaar de W4 op een vertrouwelijke locatie op uw harde schijf.
